Jaké jsou různé pozice výkonných asistentů?
Výkonní asistenti vykonávají mimořádně širokou škálu úkolů v mnoha oblastech, jako je obchod, právo a vzdělávání. Základní povinnosti výkonného asistenta se liší v závislosti na typu organizace, pro kterou pracuje. Existují však základní úkoly, které musí výkonní asistenti vykonávat bez ohledu na organizaci nebo podnik, který je zaměstnává. Kromě základních administrativních povinností musí často zastupovat společnost nebo organizaci, přijímat důležitá rozhodnutí a školit administrativní úředníky na nižší úrovni.
Mezi pracovními místy výkonných asistentů a pracovníky tajemníků nebo administrativních asistentů jsou velké rozdíly. Výkonní asistenti často dělají důležitá rozhodnutí týkající se rozvržení času manažera nebo manažera, kterého zastupují. Někdy mohou zastupovat svého šéfa na schůzích nebo přijímat rozhodnutí týkající se jejich organizace. Nejedná se o úkoly, které by běžně vykonávali administrativní asistenti nebo tajemníci. Pracovní místa výkonného asistenta také vyžadují vysokou úroveň znalostí v podnikání nebo v jiných specifických oblastech souvisejících s jejich povinnostmi.
Pracovní místa výkonného asistenta mohou mít mnoho různých forem a vyžadují různé odpovědnosti. Výkonný asistent, který pracuje pro neziskovou organizaci, může organizovat a připravovat programy a zápisy z jednání správní rady. Výkonný asistent může pracovat s klienty, účtovat peníze a telefonovat režisérovi prostřednictvím telefonních hovorů. Může také vytvářet, tisknout a distribuovat informace na podporu neziskové organizace.
Výkonný asistent pracující pro firmu by mohl podat zprávu jednomu výkonnému pracovníkovi, například okresnímu řediteli pro řetězec obchodů s drogami, nebo může podat zprávu více manažerům. V této funkci může být výkonný asistent požádán, aby kontaktoval potenciální klienty a domluvil si s nimi schůzky. Asistent možná také bude muset zpracovat hlášení o výdajích, odpovídat na telefonní hovory a e-maily a uspořádat plány. V nepřítomnosti šéfa může být od výkonného asistenta vyžadováno významné rozhodnutí.
Další prostředí, ve kterém by výkonný asistent mohl pracovat, by bylo ve správní kanceláři školského systému. Tam mohl například pracovat výhradně s dozorcem nebo pro celé oddělení. Výkonný asistent ve vzdělávacím prostředí může naplánovat schůzky a spravovat nebo účtovat rozpočet. Kromě toho mohla naplánovat rozhovory, naplánovat schůzky a rozvinout plány školského systému. V každé z těchto funkcí je důležité, aby výkonný asistent měl vynikající lidi a organizační schopnosti.
Pro práci asistentů vedoucích pracovníků jsou vyžadovány různé stupně zkušeností a vzdělání. Některé pozice nemusí vyžadovat žádné formální vzdělání nad rámec středoškolského diplomu. Jiní mohou vyžadovat dvouleté nebo čtyřleté vysokoškolské vzdělání. Lidé mohou také získat pomocné pozice výkonného asistenta tím, že se propracují z nižších administrativních nebo sekretářských funkcí.