Hvad er de forskellige ledende assistentjob?
Exekutivassistenter udfører en ekstremt bred vifte af opgaver inden for et stort antal områder såsom forretning, jura og uddannelse. Det grundlæggende ansvar for en udøvende assistent varierer afhængigt af den type organisation, som han eller hun arbejder for. Der er dog grundlæggende opgaver, som udøvende assistenter skal udføre, uanset organisationen eller virksomheden, der ansætter dem. Ud over de grundlæggende gejstlige opgaver skal han eller hun ofte repræsentere virksomheden eller organisationen, træffe vigtige beslutninger og uddanne kontoransatte på lavere niveau.
Der er store forskelle mellem udøvende assistentjob og sekretærer eller administrative assistenter. Executive assistenter tager ofte vigtige beslutninger om planlægning af tidspunktet for den udøvende eller leder, som de repræsenterer. De kan undertiden repræsentere deres chef på møder eller træffe beslutninger om deres organisation. Dette er ikke opgaver, som administrative assistenter eller sekretærer rutinemæssigt vil udføre. Executive assistentjob kræver også en høj grad af færdigheder inden for erhvervslivet eller andre specifikke områder relateret til deres ansvar.
Executive assistentjob kan antage mange forskellige former og kræve forskellige ansvarsområder. En udøvende assistent, der arbejder for en almennyttig organisation, kan organisere og forberede dagsordener og protokoller til bestyrelsesmøder. Den udøvende assistent kan muligvis arbejde med klienter, redegøre for penge og ringe telefonopkald til direktøren. Han eller hun kan også oprette, udskrive og distribuere information for at fremme den almennyttige organisation.
En udøvende assistent, der arbejder for en virksomhed, kan rapportere til en direktør, f.eks. En distriktsleder for en narkotikagekæde, eller kan rapportere til flere ledere. I denne egenskab kan det være nødvendigt, at en udøvende assistent kontakter potentielle klienter og aftaler møder med dem. Assistenten kan også være nødt til at behandle udgiftsrapporter, besvare telefonopkald og e-mails og arrangere tidsplaner. I mangel af chefen kunne en udøvende assistent kræves for at træffe betydelige beslutninger.
En anden indstilling, hvor en udøvende assistent kunne arbejde, ville være i et administrativt kontor for skolesystemet. Der kunne han eller hun for eksempel arbejde udelukkende med en superintendent eller for en hel afdeling. Den udøvende assistent i et uddannelsesmiljø kan planlægge møder og administrere eller redegøre for budgettet. Derudover kunne hun eller han planlægge samtaler, planlægge møder og udvikle skolesystemplaner. I en af disse positioner er det vigtigt, at den udøvende assistent har fremragende mennesker og organisatoriske færdigheder.
Der er forskellige grader af erfaring og uddannelse, der kræves til ledende assistentjob. Nogle stillinger kræver muligvis ingen formel uddannelse ud over et gymnasiumseksamen. Andre kan kræve en to-årig eller en fire-årig college. Folk kan også få ledende arbejdspladser ved at arbejde sig op fra et kontor eller sekretærposition på lavere niveau.