¿Qué hace un secretario de la iglesia?
Una secretaria de la iglesia generalmente maneja todos los asuntos administrativos de una iglesia, desde contestar teléfonos hasta diseñar boletines, hacer copias y administrar la correspondencia. Sin embargo, el trabajo es a menudo mucho más que hacer malabares con el papeleo y los teléfonos que suenan. La mayoría de las secretarias también deben actuar como una cara para toda la organización. El conocimiento básico sobre la iglesia, su estructura y sus creencias es a menudo esencial, ya que el secretario puede ser llamado a responder amplias preguntas de una amplia gama de personas.
Los detalles de lo que hace un secretario de la iglesia dependen necesariamente de los detalles de la organización en cuestión. Sin embargo, la mayoría de las veces, las tareas administrativas constituyen la mayor parte del trabajo. El secretario generalmente maneja la oficina principal de la iglesia. Esto implica mantener el calendario maestro, programar citas y saber cómo comunicarse con todo el personal. Él o ella deben estar bien versados en la programación de la iglesia y deben saber cómo dirigir preguntas específicas del público.
Hasta cierto punto, un secretario de la iglesia debe ser un recurso general de la iglesia, tanto para los fieles como para el mundo exterior. En el interior, él o ella es responsable de conectar a los miembros de la iglesia con los pastores, administrar las inscripciones para clases y eventos, y publicar y distribuir anuncios. Esto a menudo incluye la gestión de bases de datos de correo electrónico, así como volantes y boletines impresos.
Los secretarios también deben representar a la iglesia y su programación ante el mundo exterior. Los recién llegados con preguntas sobre servicios o eventos generalmente llegan al secretario de la iglesia como primer punto de referencia cuando llaman. El secretario debe poder responder con cortesía y honestidad a las preguntas sobre la iglesia y sus políticas. Programar el asesoramiento pastoral, proporcionar datos sobre la planificación de bodas y funerales, y responder preguntas sobre las creencias básicas de la iglesia, todo está incluido en la descripción del trabajo del secretario de la iglesia.
En algunas iglesias, particularmente aquellas que son muy grandes, se puede asignar un secretario de la iglesia a un pastor o sacerdote individual. Este tipo de secretario de la iglesia es en muchos sentidos como un asistente personal. Él o ella administrará el horario personal del pastor y recibirá y enviará correspondencia a nombre del pastor. La secretaria interactuará con otros miembros del personal de la iglesia y ocasionalmente asumirá tareas más generales, como ayudar a preparar boletines semanales, pero pasa la mayor parte de cada día al servicio de una sola persona. Las iglesias con esta estructura generalmente emplean múltiples secretarias: a menudo una para cada miembro de la alta dirección, y una o más para sentarse en la recepción y atender consultas más generales.
Todos los secretarios generalmente deben trabajar juntos para mantener la coherencia, tanto en el alcance como en la gestión de tareas. Esto se aplica tanto a las grandes iglesias con múltiples secretarias como a las pequeñas iglesias con varios asistentes administrativos de medio tiempo que trabajan juntos para cubrir el trabajo. La oficina de la iglesia es una parte integral de la mayoría de las organizaciones de la iglesia, y la función principal de las secretarias es garantizar que esa oficina sea eficiente, efectiva y útil.