Was macht ein Kirchensekretär?
Ein Kirchensekretär kümmert sich normalerweise um alle administrativen Angelegenheiten einer Kirche, von der Beantwortung von Telefonanrufen über das Entwerfen von Bulletins, das Anfertigen von Kopien und das Verwalten von Korrespondenz. Die Aufgabe ist jedoch oft viel mehr als nur Papierkram und Telefonklingeln. Die meisten Sekretäre müssen auch als Gesicht für die gesamte Organisation fungieren. Grundkenntnisse über die Kirche, ihre Struktur und ihre Überzeugungen sind häufig von wesentlicher Bedeutung, da der Sekretär möglicherweise aufgefordert wird, umfassende Fragen von einer Vielzahl von Menschen zu beantworten.
Die Einzelheiten dessen, was ein Kirchensekretär tut, hängen notwendigerweise von den Einzelheiten der betreffenden Organisation ab. Die meiste Zeit machen jedoch administrative Aufgaben den größten Teil der Arbeit aus. Die Sekretärin leitet in der Regel das Front Office der Kirche. Dazu müssen Sie den Hauptkalender verwalten, Termine planen und wissen, wie Sie alle Mitarbeiter erreichen können. Er oder sie muss mit den Programmen der Kirche vertraut sein und bestimmte Fragen der Öffentlichkeit beantworten können.
Bis zu einem gewissen Grad muss ein Kirchensekretär eine allgemeine kirchliche Ressource sein, sowohl für die Versammelten als auch für die Außenwelt. Im Inneren ist er oder sie dafür verantwortlich, die Mitglieder der Kirche mit Pastoren in Kontakt zu bringen, Anmeldungen für Kurse und Veranstaltungen zu verwalten und Ankündigungen zu veröffentlichen und zu verteilen. Dies umfasst häufig die Verwaltung von E-Mail-Datenbanken sowie gedruckten Flyern und Bulletins.
Sekretäre müssen die Kirche und ihre Programme auch nach außen vertreten. Neulinge, die Fragen zu Gottesdiensten oder Veranstaltungen haben, erreichen in der Regel den Kirchensekretär als ersten Bezugspunkt, wenn sie anrufen. Der Sekretär muss in der Lage sein, höflich und ehrlich Fragen über die Kirche und ihre Politik zu beantworten. Die Planung der Seelsorge, die Bereitstellung von Fakten über die Planung von Hochzeiten und Beerdigungen sowie die Beantwortung von Fragen zu den Grundüberzeugungen der Kirche fallen unter die Aufgabenbeschreibung des Kirchensekretärs.
In einigen Kirchen, insbesondere in sehr großen, kann ein Kirchensekretär einem einzelnen Pastor oder Priester zugewiesen werden. Diese Art von Kirchensekretär ist in vielerlei Hinsicht wie ein persönlicher Assistent. Er oder sie verwaltet den persönlichen Zeitplan des Pastors und empfängt und versendet Korrespondenz im Namen des Pastors. Die Sekretärin wird mit anderen Mitgliedern des kirchlichen Personals in Kontakt treten und gelegentlich allgemeinere Aufgaben übernehmen, z. B. die Erstellung von wöchentlichen Newslettern, aber den größten Teil jedes Tages im Dienst einer einzelnen Person verbringen. Kirchen mit dieser Struktur beschäftigen normalerweise mehrere Sekretäre: oft einen für jedes Mitglied der höheren Führungsebene und einen oder mehrere, die an der Rezeption sitzen und allgemeinere Anfragen bearbeiten.
Alle Sekretäre müssen in der Regel zusammenarbeiten, um die Konsistenz sowohl bei der Kontaktaufnahme als auch bei der Aufgabenverwaltung zu gewährleisten. Dies gilt für große Kirchen mit mehreren Sekretären ebenso wie für kleine Kirchen mit verschiedenen Teilzeit-Verwaltungsassistenten, die zusammenarbeiten, um den Job abzudecken. Das Kirchenbüro ist ein wesentlicher Bestandteil der meisten kirchlichen Organisationen, und die Hauptaufgabe der Sekretäre besteht darin, sicherzustellen, dass dieses Büro effizient, effektiv und hilfreich ist.