Vad gör en kyrkans sekreterare?

En kyrkans sekreterare hanterar vanligtvis alla administrativa frågor för en kyrka, från att svara på telefoner till att utforma bulletiner, göra kopior och hantera korrespondens. Jobbet är dock ofta mycket mer än bara att jongla med pappersarbete och ringa telefoner. De flesta sekreterare måste också fungera som ett ansikte för hela organisationen. Grundläggande kunskaper om kyrkan, dess struktur och dess övertygelser är ofta väsentliga, eftersom sekreteraren kan uppmanas att besvara breda frågor från ett brett spektrum av människor.

Specifikationerna för vad en kyrkans sekreterare beror nödvändigtvis på de specifika organisationerna i fråga. För det mesta utgör dock administrativa uppgifter större delen av jobbet. Sekreteraren sköter vanligtvis kyrkans front office. Det handlar om att upprätthålla huvudkalendern, schemalägga möten och veta hur man når alla anställda. Han eller hon måste vara välbevandrad i kyrkans programmering och måste veta hur man riktar specifika frågor från allmänheten.

I en viss utsträckning måste en kyrkssekreterare vara en allmän kyrkoresurs, både för konglotter och omvärlden. På insidan är han eller hon ansvarig för att ansluta kyrkans medlemmar med pastorer, hantera anmälningar för klasser och evenemang och publicera och distribuera meddelanden. Detta inkluderar ofta hantering av e-postdatabaser samt tryckta flygblad och bulletiner.

Sekreterare måste också representera kyrkan och dess programmering för omvärlden. Nykomlingar med frågor om tjänster eller evenemang når vanligtvis kyrkans sekreterare som en första referenspunkt när de ringer. Sekreteraren måste ha möjlighet att på ett hövligt och ärligt sätt svara på frågor om kyrkan och dess politik. Att schemalägga pastoral rådgivning, tillhandahålla fakta om bröllop och begravningsplanering och svara på frågor om kyrkans grundläggande trosuppfattningar hör till kyrkans sekreterares arbetsbeskrivning.

I vissa kyrkor, särskilt de som är mycket stora, kan en kyrkans sekreterare tilldelas en individuell pastor eller präst. Denna typ av kyrkans sekreterare är på många sätt som en personlig assistent. Han eller hon kommer att hantera pastorns personliga schema och tar emot och skickar ut korrespondens i pastorns namn. Sekreteraren kommer att interagera med andra medlemmar i kyrkans personal och ibland ta på sig mer allmänna uppgifter, som att hjälpa till att förbereda vecko-nyhetsbrev, men tillbringar majoriteten av varje dag i tjänsten för en enskild person. Kyrkor med denna struktur använder vanligtvis flera sekreterare: ofta en för varje ledare i ledningen och en eller flera för att sitta vid receptionen och hantera mer allmänna utredningar.

Alla sekreterare måste vanligtvis arbeta tillsammans för att upprätthålla konsistens, både i uppsökande och i uppgiftshantering. Detta gäller lika mycket för stora kyrkor med flera sekreterare som för små kyrkor med olika administrativa assistenter på deltid som arbetar tillsammans för att täcka jobbet. Kyrkans kontor är en integrerad del av de flesta kyrkliga organisationer, och sekreterarnas främsta uppgift är att se till att kontoret är effektivt, effektivt och hjälpsamt.