Co robi sekretarz Kościoła?
Sekretarz kościoła zazwyczaj zajmuje się wszelkimi sprawami administracyjnymi w kościele, od odbierania telefonów po projektowanie biuletynów, robienie kopii i zarządzanie korespondencją. Praca ta jest jednak często czymś więcej niż tylko żonglowaniem papierkową robotą i dzwonieniem telefonu. Większość sekretarek musi także działać jako twarz dla całej organizacji. Podstawowa wiedza o kościele, jego strukturze i przekonaniach jest często niezbędna, ponieważ sekretarz może zostać wezwany do udzielenia odpowiedzi na szerokie pytania od szerokiego grona ludzi.
Specyfika tego, co robi sekretarz kościoła, koniecznie zależy od specyfiki danej organizacji. Przeważnie jednak obowiązki administracyjne stanowią większość pracy. Sekretarz zwykle zarządza frontem kościoła. Obejmuje to utrzymanie głównego kalendarza, planowanie spotkań i umiejętność dotarcia do wszystkich pracowników. Musi on być dobrze zorientowany w programowaniu Kościoła i musi umieć kierować konkretne pytania od społeczeństwa.
Do pewnego stopnia sekretarz kościoła musi być ogólnym zasobem kościelnym, zarówno dla kongregantów, jak i dla świata zewnętrznego. Wewnątrz jest on odpowiedzialny za łączenie członków kościoła z pastorami, zarządzanie rejestracjami na zajęcia i wydarzenia oraz publikowanie i rozpowszechnianie ogłoszeń. Często obejmuje to zarządzanie bazami danych e-mail, a także drukowane ulotki i biuletyny.
Sekretarze muszą także reprezentować kościół i jego programowanie w świecie zewnętrznym. Nowo przybyli z pytaniami o nabożeństwa lub wydarzenia zwykle docierają do sekretarza kościoła jako pierwszy punkt odniesienia podczas rozmowy telefonicznej. Sekretarz musi umieć uprzejmie i uczciwie odpowiadać na pytania dotyczące Kościoła i jego polityki. Planowanie poradnictwa duszpasterskiego, dostarczanie faktów na temat ślubu i planowania pogrzebu oraz odpowiadanie na pytania dotyczące podstawowych przekonań Kościoła należą do opisu stanowiska sekretarza kościoła.
W niektórych kościołach, szczególnie tych bardzo dużych, sekretarz kościoła może zostać przypisany do indywidualnego pastora lub kapłana. Ten rodzaj sekretarza kościoła jest pod wieloma względami osobistym asystentem. On lub ona będzie zarządzać osobistym harmonogramem pastora i będzie otrzymywać i wysyłać korespondencję w imieniu pastora. Sekretarz będzie wchodził w interakcje z innymi członkami personelu kościoła i od czasu do czasu będzie podejmował bardziej ogólne zadania, takie jak pomoc w przygotowywaniu cotygodniowych biuletynów, ale większość dnia spędza w służbie tylko jednej osobie. Kościoły o tej strukturze zwykle zatrudniają wielu sekretarzy: często jednego dla każdego członka kierownictwa wyższego szczebla i jednego lub więcej siedzących w recepcji i zajmujących się bardziej ogólnymi zapytaniami.
Wszyscy sekretarze muszą zwykle współpracować, aby zachować spójność, zarówno w zakresie działań pomocniczych, jak i zarządzania zadaniami. Dotyczy to zarówno dużych kościołów z wieloma sekretarkami, jak i małych kościołów z różnymi asystentami administracyjnymi pracującymi w niepełnym wymiarze godzin, którzy pracują razem, aby pokryć to zadanie. Urząd kościelny jest integralną częścią większości organizacji kościelnych, a podstawową rolą sekretarzy jest dbanie o to, aby było ono wydajne, skuteczne i pomocne.