Hvad gør en kirkesekretær?
En kirkesekretær håndterer normalt alle administrative anliggender for en kirke, fra at besvare telefoner til at designe bulletins, oprette kopier og styre korrespondance. Jobbet er dog ofte meget mere end bare at jonglere med papirarbejde og ringe til telefoner. De fleste sekretærer skal også fungere som et ansigt for hele organisationen. Grundlæggende viden om kirken, dens struktur og dens overbevisning er ofte vigtig, da sekretæren kan blive bedt om at besvare brede spørgsmål fra en lang række mennesker.
Specifikationerne for, hvad en kirkesekretær afhænger, afhænger nødvendigvis af de særlige forhold i den pågældende organisation. Det meste af tiden udgør dog administrative opgaver størstedelen af jobbet. Sekretæren administrerer normalt kirkens front office. Dette indebærer at opretholde masterkalenderen, planlægge aftaler og vide, hvordan man når frem til alt personale. Han eller hun skal være velbevandret i kirkens programmering og skal vide, hvordan man leder specifikke spørgsmål fra offentligheden.
I en vis udstrækning skal en kirkesekretær være en generel kirkeressource, både for konglemmere og for omverdenen. På indersiden er han eller hun ansvarlig for at forbinde kirkemedlemmer med præster, styre tilmeldinger til klasser og begivenheder og offentliggøre og distribuere meddelelser. Dette inkluderer ofte styring af e-mail-databaser såvel som trykte flyers og bulletins.
Sekretærer skal også repræsentere kirken og dens programmering for omverdenen. Nykommere med spørgsmål om tjenester eller begivenheder når normalt kirkesekretæren som et første referencepunkt, når de ringer. Sekretæren skal være i stand til høfligt og ærligt at besvare spørgsmål om kirken og dens politikker. Planlægning af pastoral rådgivning, tilvejebringelse af fakta om bryllups- og begravelsesplanlægning og besvarelse af spørgsmål om kirkens grundlæggende overbevisning hører under kirkesekretærens jobbeskrivelse.
I nogle kirker, især dem, der er meget store, kan en kirkesekretær tildeles en individuel præst eller præst. Denne slags kirkesekretær er på mange måder som en personlig assistent. Han eller hun vil administrere præstens personlige skema og modtage og sende korrespondance i præstens navn. Sekretæren vil interagere med andre medlemmer af kirkens personale og undertiden påtage sig mere generelle opgaver, som at hjælpe med at forberede ugentlige nyhedsbreve, men tilbringer størstedelen af hver dag i tjeneste for kun én person. Kirker med denne struktur har normalt flere sekretærer: ofte en for hvert medlem af den øverste ledelse og en eller flere til at sidde i receptionen og håndtere mere generelle forespørgsler.
Alle sekretærer skal normalt arbejde sammen for at opretholde konsistens, både i opsøgende og i opgavestyring. Dette gælder lige så meget for store kirker med flere sekretærer, som det gør for små kirker med forskellige deltidsadministrative assistenter, der arbejder sammen for at dække jobbet. Kirkekontoret er en integreret del af de fleste kirkeorganisationer, og sekretærernes primære rolle er at sikre, at dette kontor er effektivt, effektivt og nyttigt.