Wat doet een kerksecretaris?
Een kerksecretaris behandelt meestal alle administratieve zaken voor een kerk, van het beantwoorden van telefoons tot het ontwerpen van bulletins, het maken van kopieën en het beheren van correspondentie. Het werk is echter vaak veel meer dan alleen maar papierwerk en rinkelende telefoons. De meeste secretaresses moeten ook optreden als gezicht voor de hele organisatie. Basiskennis over de kerk, haar structuur en overtuigingen is vaak essentieel, omdat de secretaris kan worden gevraagd om brede vragen van een breed scala aan mensen te beantwoorden.
De bijzonderheden van wat een kerksecretaris doet, zijn noodzakelijkerwijs afhankelijk van de bijzonderheden van de organisatie in kwestie. Meestal vormen administratieve taken echter het grootste deel van de taak. De secretaris beheert meestal het front office van de kerk. Dit houdt in dat de hoofdkalender wordt onderhouden, afspraken worden gepland en dat u weet hoe u alle medewerkers kunt bereiken. Hij of zij moet goed thuis zijn in de programmering van de kerk en moet weten hoe hij specifieke vragen van het publiek moet stellen.
Tot op zekere hoogte moet een kerksecretaris een algemeen kerkhulpmiddel zijn, zowel voor congreganten als voor de buitenwereld. Van binnen is hij of zij verantwoordelijk voor het verbinden van kerkleden met voorgangers, het beheren van aanmeldingen voor lessen en evenementen, en het publiceren en verspreiden van aankondigingen. Dit omvat vaak het beheer van e-maildatabases, evenals afgedrukte folders en bulletins.
Secretaresses moeten de kerk en haar programmering ook naar de buitenwereld vertegenwoordigen. Nieuwkomers met vragen over diensten of evenementen bereiken meestal de kerksecretaris als eerste referentiepunt bij het bellen. De secretaris moet vragen over de kerk en haar beleid beleefd en eerlijk kunnen beantwoorden. Het plannen van pastorale counseling, het verstrekken van feiten over huwelijks- en begrafenisplanning en het beantwoorden van vragen over de basisovertuigingen van de kerk vallen allemaal binnen de taakomschrijving van de kerksecretaris.
In sommige kerken, met name die zeer groot zijn, kan een kerksecretaris worden toegewezen aan een individuele pastor of priester. Dit soort kerksecretaris lijkt in veel opzichten op een persoonlijke assistent. Hij of zij beheert het persoonlijke schema van de pastor en ontvangt en verzendt correspondentie in naam van de pastor. De secretaris zal communiceren met andere leden van de kerkstaf en zal af en toe meer algemene taken op zich nemen, zoals helpen bij het voorbereiden van wekelijkse nieuwsbrieven, maar besteedt het grootste deel van elke dag aan slechts één persoon. Kerken met deze structuur hebben meestal meerdere secretaresses in dienst: vaak een voor elk lid van het senior leiderschap, en een of meer om aan de receptie te zitten en meer algemene vragen te behandelen.
Alle secretaresses moeten meestal samenwerken om de consistentie te behouden, zowel bij outreach als bij taakbeheer. Dit geldt evenzeer voor grote kerken met meerdere secretaresses als voor kleine kerken met verschillende part-time administratieve assistenten die samenwerken om de taak te vervullen. Het kerkkantoor is een integraal onderdeel van de meeste kerkorganisaties, en de primaire rol van de secretarissen is ervoor te zorgen dat dat kantoor efficiënt, effectief en nuttig is.