Que fait un secrétaire d'église?
Un secrétaire d'église s'occupe généralement de toutes les affaires administratives d'une église, qu'il s'agisse de répondre au téléphone, de concevoir des bulletins, de faire des copies ou de gérer la correspondance. Cependant, le travail est souvent beaucoup plus que simplement jongler avec la paperasse et sonner les téléphones. La plupart des secrétaires doivent également faire office de visage pour l'ensemble de l'organisation. Des connaissances de base sur l'église, sa structure et ses croyances sont souvent essentielles, car le secrétaire peut être appelé à répondre à des questions générales posées par un large éventail de personnes.
Les spécificités de ce que fait un secrétaire d’église dépendent nécessairement des spécificités de l’organisation en question. La plupart du temps, cependant, les tâches administratives constituent l'essentiel du travail. Le secrétaire gère généralement le bureau de l'église. Cela implique de maintenir le calendrier principal, de planifier des rendez-vous et de savoir comment atteindre tout le personnel. Il ou elle doit bien connaître le programme de l'église et savoir comment poser des questions spécifiques au public.
Dans une certaine mesure, un secrétaire d’église doit être une ressource de l’église générale, tant pour les fidèles que pour le monde extérieur. À l'intérieur, il est responsable de la connexion des membres de l'église avec les pasteurs, de la gestion des inscriptions pour les classes et les événements, ainsi que de la publication et de la diffusion des annonces. Cela comprend souvent la gestion de bases de données de courrier électronique ainsi que de prospectus et de bulletins imprimés.
Les secrétaires doivent également représenter l'église et sa programmation auprès du monde extérieur. Les nouveaux arrivants qui ont des questions sur les services ou les événements communiquent généralement avec le secrétaire de l'église comme premier point de référence. Le secrétaire doit pouvoir répondre avec courtoisie et honnêteté aux questions concernant l’église et ses politiques. Planifier des consultations pastorales, fournir des informations sur la planification des mariages et des funérailles, et répondre aux questions sur les convictions de base de l'église entrent toutes dans la description des tâches du secrétaire de l'église.
Dans certaines églises, en particulier très grandes, un secrétaire d’église peut être affecté à un pasteur ou à un prêtre. Ce genre de secrétaire d’église ressemble à bien des égards à un assistant personnel. Il ou elle gérera l'horaire personnel du pasteur et recevra et enverra une correspondance au nom du pasteur. Le secrétaire interagira avec les autres membres du personnel de l'église et assumera occasionnellement des tâches plus générales, comme aider à préparer des bulletins hebdomadaires, mais ne consacre la majorité de ses journées à servir qu'une seule personne. Les églises ayant cette structure emploient généralement plusieurs secrétaires: souvent un pour chaque membre de la direction, et un ou plusieurs pour siéger à la réception et traiter les demandes de renseignements plus générales.
Tous les secrétaires doivent généralement travailler ensemble pour maintenir la cohérence, à la fois en termes de diffusion et de gestion des tâches. Cela vaut autant pour les grandes églises ayant plusieurs secrétaires que pour les petites églises avec divers assistants administratifs à temps partiel travaillant ensemble pour couvrir le travail. Le bureau de l'église fait partie intégrante de la plupart des organisations d'église et le rôle principal des secrétaires est de s'assurer que ce bureau est efficace, efficace et utile.