O que faz um secretário da igreja?
Uma secretária da igreja geralmente lida com todos os assuntos administrativos de uma igreja, desde atender telefones até projetar boletins, fazer cópias e gerenciar correspondências. No entanto, o trabalho costuma ser muito mais do que apenas manipular papelada e tocar telefones. A maioria dos secretários também deve atuar como um rosto para toda a organização. O conhecimento básico sobre a igreja, sua estrutura e suas crenças é muitas vezes essencial, pois o secretário pode ser chamado a responder a perguntas amplas de uma ampla gama de pessoas.
As especificidades do que uma secretária da igreja depende necessariamente das especificidades da organização em questão. Na maioria das vezes, porém, as tarefas administrativas constituem a maior parte do trabalho. A secretária geralmente gerencia o escritório da igreja. Isso envolve manter o calendário principal, agendar compromissos e saber como alcançar toda a equipe. Ele ou ela deve ser bem versado na programação da igreja e deve saber como direcionar perguntas específicas do público.
Até certo ponto, um secretário da igreja deve ser um recurso geral da igreja, tanto para os congregantes quanto para o mundo exterior. Por dentro, ele ou ela é responsável por conectar os membros da igreja aos pastores, gerenciar inscrições para aulas e eventos e publicar e distribuir anúncios. Isso geralmente inclui o gerenciamento de bancos de dados de email, bem como folhetos e boletins impressos.
Os secretários também devem representar a igreja e sua programação para o mundo exterior. Os recém-chegados com perguntas sobre serviços ou eventos geralmente chegam ao secretário da igreja como primeiro ponto de referência ao telefonar. A secretária deve ser capaz de responder com cortesia e honestidade a perguntas sobre a igreja e suas políticas. A programação do aconselhamento pastoral, o fornecimento de fatos sobre o planejamento de casamentos e funerais e a resposta a perguntas sobre as crenças básicas da igreja estão todos incluídos na descrição do cargo da secretária da igreja.
Em algumas igrejas, particularmente aquelas que são muito grandes, uma secretária da igreja pode ser designada para um pastor ou padre individual. Esse tipo de secretário da igreja é, em muitos aspectos, um assistente pessoal. Ele ou ela gerenciará a programação pessoal do pastor e receberá e enviará correspondência em nome do pastor. A secretária interagirá com outros membros da equipe da igreja e ocasionalmente assumirá tarefas mais gerais, como ajudar a preparar boletins semanais, mas passa a maior parte de cada dia a serviço de apenas um indivíduo. As igrejas com essa estrutura geralmente empregam vários secretários: geralmente um para cada membro da liderança sênior e um ou mais para sentar na recepção e lidar com questões mais gerais.
Todos os secretários geralmente devem trabalhar juntos para manter a consistência, tanto no alcance quanto no gerenciamento de tarefas. Isso se aplica tanto às grandes igrejas com vários secretários quanto às pequenas igrejas com vários assistentes administrativos de meio período trabalhando juntos para cobrir o trabalho. O escritório da igreja é parte integrante da maioria das organizações da igreja, e o papel principal dos secretários é garantir que esse escritório seja eficiente, eficaz e útil.