教会の秘書は何をしますか？

教会の秘書は通常、電話への応答から掲示板の設計、コピーの作成、通信の管理まで、教会のすべての管理事項を処理します。 しかし、仕事は多くの場合、単に書類をジャグリングして電話を鳴らすだけではありません。 ほとんどの秘書は、組織全体の顔としても行動する必要があります。 秘書は幅広い人々からの幅広い質問に答えるように求められる可能性があるため、教会、その構造、およびその信念に関する基本的な知識はしばしば不可欠です。

教会の秘書が行うことの詳細は、問題の組織の詳細に必然的に依存します。 ただし、ほとんどの場合、管理業務が仕事の大部分を占めています。 秘書は通常、教会のフロントオフィスを管理します。 これには、マスターカレンダーの維持、予定のスケジュール設定、およびすべてのスタッフへの連絡方法の把握が含まれます。 彼または彼女は教会のプログラミングに精通していなければならず、一般からの特定の質問を指示する方法を知っていなければなりません。

ある程度まで、教会の秘書は会衆にとっても外の世界にとっても、一般的な教会の資源でなければなりません。 内部では、教会のメンバーを牧師と結び付け、クラスやイベントへのサインアップを管理し、発表を発行および配信する責任があります。 これには、印刷されたチラシや速報だけでなく、電子メールデータベースの管理も含まれます。

秘書はまた、教会とそのプログラミングを外の世界に代表しなければなりません。 サービスやイベントについて質問がある新参者は、通常、電話をする際の最初の参照点として教会の秘書に連絡します。 秘書は教会とその政策についての質問に丁寧かつ正直に答えることができなければなりません。 司牧カウンセリングのスケジューリング、結婚式と葬儀の計画に関する事実の提供、教会の基本的な信念に関する質問への回答はすべて、教会秘書の職務内容に含まれています。

一部の教会、特に非常に大きな教会では、教会の秘書が個々の牧師または司祭に割り当てられる場合があります。 この種の教会秘書は、多くの点で個人的なアシスタントのようなものです。 彼または彼女は牧師の個人的なスケジュールを管理し、牧師の名前で通信を送受信します。 秘書は教会スタッフの他のメンバーと交流し、週刊ニュースレターの作成を支援するなど、より一般的なタスクを時折引き受けますが、毎日の大半を1人の個人に奉仕します。 この構造の教会は通常、複数の秘書を雇います。多くの場合、上級管理職のメンバーごとに1人、フロントデスクに座ってより一般的な問い合わせを処理する1人以上の秘書がいます。

通常、すべての秘書は、アウトリーチとタスク管理の両方で一貫性を維持するために協力しなければなりません。 これは、仕事をカバーするために一緒に働いているさまざまな非常勤の管理アシスタントがいる小さな教会と同じように、複数の秘書を持つ大きな教会にも当てはまります。 教会のオフィスはほとんどの教会組織の不可欠な部分であり、秘書の主な役割は、そのオフィスが効率的、効果的、そして役立つようにすることです。