¿Qué hace un procesador de documentos?
Un procesador de documentos maneja los documentos entrantes y la entrada de datos para mantener las operaciones funcionando sin problemas. Instituciones financieras, firmas de abogados, compañías de seguros y proveedores de atención médica, utilizan procesadores de documentos, entre otros. No se requiere capacitación especial para puestos en este campo, a menos que las personas tengan interés en los roles de supervisión avanzados. Algunos empleadores pueden requerir títulos universitarios o certificaciones especiales de los supervisores para que puedan realizar sus trabajos de manera más efectiva, mientras que otros pueden promover personal experimentado sin capacitación especial.
Cuando los documentos llegan al sitio, el procesador de documentos los revisa para asegurarse de que sean precisos y completos. Si no lo son, se pueden enviar de regreso al cliente o miembro del personal de origen. En un banco, por ejemplo, el oficial de préstamos es responsable de entregar un paquete de préstamo completo. Si faltan documentos o no son precisos, el procesador de documentos puede devolverlos al oficial de préstamos para solucionar el problema antes de continuar el préstamoProceso de solicitud.
Los documentos completos se pueden ingresar en bases de datos, ya sea transfiriéndolos manualmente o escaneándolos. Los procesadores de documentos archivan los originales, utilizando el sistema de archivo de la compañía y asegurarse de que el archivo digital incluya notas sobre la ubicación física, o triture después de producir facsímiles legalmente aceptables. Después de verificar toda la información, el procesador de documentos puede liberarla en el sistema para su uso de otro personal. Las personas pueden buscar los documentos físicos de referencia, o mirar los registros digitales para recopilar información para apoyar actividades como originar los pagos de seguro o confirmar el estado de un cliente con un bufete de abogados.
Este trabajo requiere comodidad y familiaridad con los sistemas de archivo, el manejo de material confidencial y el trabajo con bases de datos. Algunos procesadores de documentos tienen capacitación especial para manejar tareas como facturación médica y codificacióno revisión preliminar de las solicitudes hipotecarias. Otros se centran en la entrada y el almacenamiento de datos y es posible que no necesite habilidades especiales. Las oportunidades de interacción del cliente generalmente son limitadas para un procesador de documentos, a menos que se les encargue contactar a los clientes para pedirles que aborden documentos incompletos.
El entorno de trabajo es típicamente similar al de la mayoría de las oficinas. Los procesadores de documentos pueden pasar largas horas frente a la computadora y deben poder manejar algunas flexiones y levantamiento para acceder a los registros. Los descansos generalmente se estructuran en el día y el trabajo puede ser más autodirigido, ya que las personas no necesitan supervisión directa en todo momento al manejar tareas básicas asociadas con documentos de procesamiento. Las personas que interesan en los roles de gestión pueden necesitar realizar capacitación o certificación adicionales, así como demostrar competencia y disposición para aprender en el lugar de trabajo.