Was macht ein Dokumentenprozessor?
Ein Dokumentenprozessor verarbeitet eingehende Dokumente und die Dateneingabe, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Finanzinstitute, Anwaltskanzleien, Versicherungsunternehmen und Gesundheitsdienstleister verwenden unter anderem Dokumentenverarbeiter. Für Positionen in diesem Bereich sind keine speziellen Schulungen erforderlich, es sei denn, die Personen haben ein Interesse an erweiterten Aufsichtsfunktionen. Einige Arbeitgeber benötigen möglicherweise einen Hochschulabschluss oder spezielle Zertifizierungen von Vorgesetzten, damit sie ihre Arbeit effektiver ausführen können, während andere erfahrene Mitarbeiter ohne spezielle Ausbildung befördern.
Wenn Dokumente vor Ort eintreffen, überprüft der Dokumentenverarbeiter sie auf Richtigkeit und Vollständigkeit. Ist dies nicht der Fall, können sie an den ursprünglichen Kunden oder Mitarbeiter zurückgesandt werden. In einer Bank beispielsweise ist der Kreditsachbearbeiter für die Abgabe eines vollständigen Kreditpakets verantwortlich. Wenn Dokumente fehlen oder nicht korrekt sind, kann der Dokumentverarbeiter sie an den Kreditsachbearbeiter zurücksenden, um das Problem zu beheben, bevor der Kreditantrag fortgesetzt wird.
Komplette Dokumente können in Datenbanken eingegeben werden, indem Informationen entweder manuell übertragen oder gescannt werden. Dokumentverarbeiter archivieren die Originale unter Verwendung des Dateisystems des Unternehmens und stellen sicher, dass die digitale Datei Notizen zum physischen Standort enthält, oder vernichten sie nach der Erstellung von gesetzlich zulässigen Faxen. Nachdem alle Informationen überprüft wurden, kann der Dokumentverarbeiter sie für die Verwendung durch andere Mitarbeiter im System freigeben. Die Benutzer können die physischen Dokumente als Referenz suchen oder in den digitalen Aufzeichnungen Informationen sammeln, um Aktivitäten wie die Begründung von Versicherungszahlungen oder die Bestätigung des Status eines Klienten bei einer Anwaltskanzlei zu unterstützen.
Dieser Job erfordert Komfort und Vertrautheit mit Ablagesystemen, Umgang mit sensiblem Material und Arbeiten mit Datenbanken. Einige Dokumentenverarbeiter verfügen über spezielle Schulungen, um Aufgaben wie die medizinische Rechnungsstellung und Kodierung oder die vorläufige Prüfung von Hypothekenanträgen zu bewältigen. Andere konzentrieren sich auf die Dateneingabe und -speicherung und erfordern möglicherweise keine besonderen Fähigkeiten. Kundeninteraktionsmöglichkeiten sind für einen Dokumentverarbeiter normalerweise begrenzt, es sei denn, er muss Kunden kontaktieren, um sie aufzufordern, unvollständige Dokumente zu adressieren.
Die Arbeitsumgebung ist in der Regel ähnlich wie in den meisten Büros. Dokumentverarbeiter verbringen möglicherweise viele Stunden vor dem Computer und müssen in der Lage sein, sich zu verbiegen und zu heben, um auf Datensätze zuzugreifen. Die Pausen sind in der Regel nach Tageszeiten gegliedert, und die Arbeit kann selbstgesteuerter sein, da die Mitarbeiter bei der Erledigung grundlegender Aufgaben im Zusammenhang mit der Verarbeitung von Dokumenten nicht zu jeder Zeit eine direkte Aufsicht benötigen. Personen mit Interesse an Führungspositionen müssen möglicherweise zusätzliche Schulungen oder Zertifizierungen absolvieren sowie Kompetenz und Lernbereitschaft am Arbeitsplatz nachweisen.