Hvad gør en dokumentprocessor?
En dokumentprocessor håndterer indgående dokumenter og dataindtastning for at holde operationerne køre problemfrit. Finansielle institutioner, advokatfirmaer, forsikringsselskaber og udbydere af sundhedsydelser bruger bl.a. dokumentprocessorer. Der kræves ingen særlig uddannelse til positioner på dette område, medmindre folk har interesse i avancerede tilsynsroller. Nogle arbejdsgivere kan kræve college grader eller særlig certificering fra vejlederne, så de kan udføre deres job mere effektivt, mens andre kan fremme erfarent personale uden særlig uddannelse.
Når dokumenter ankommer på stedet, gennemgår dokumentprocessoren dem for at sikre, at de er nøjagtige og komplette. Hvis de ikke er det, kan de sendes tilbage til den oprindelige kunde eller medarbejder. I en bank er for eksempel låneansvarlig ansvarlig for at indtaste en komplet lånepakke. Hvis dokumenter mangler eller ikke er nøjagtige, kan dokumentbehandleren returnere dem til låneansvarlig for at løse problemet, før du fortsætter låneansøgningsprocessen.
Komplette dokumenter kan indtastes i databaser, enten ved manuelt at overføre information eller scanne dem. Dokumentprocessorer arkiverer originaler ved hjælp af selskabets arkiveringssystem og sørger for, at den digitale fil indeholder noter om fysisk placering, eller makulerer dem efter at have produceret juridisk acceptabel fax. Når alle oplysninger er verificeret, kan dokumentprocessoren frigive dem i systemet til brug for andet personale. Folk kan opsøge de fysiske dokumenter til reference eller se på de digitale poster for at indsamle oplysninger til støtte for aktiviteter som originale forsikringsbetalinger eller bekræfte en klients status hos et advokatfirma.
Dette job kræver komfort og fortrolighed med arkiveringssystemer, håndtering af følsomt materiale og arbejde med databaser. Nogle dokumentprocessorer har særlig uddannelse til at håndtere opgaver som medicinsk fakturering og kodning eller foreløbig gennemgang af panteansøgninger. Andre fokuserer på indtastning og lagring af data og har muligvis ikke brug for særlige færdigheder. Mulighederne for kundeinteraktion er normalt begrænset for en dokumentprocessor, medmindre de har til opgave at kontakte kunder for at bede dem om at adressere ufuldstændige dokumenter.
Arbejdsmiljøet ligner typisk det på de fleste kontorer. Dokumentprocessorer tilbringer muligvis lange timer foran computeren og har brug for at være i stand til at håndtere nogle bøjninger og løft for at få adgang til poster. Pauser er normalt struktureret ind i dagen, og arbejdet kan være mere selvstyret, da folk ikke har brug for direkte tilsyn på alle tidspunkter, når de håndterer grundlæggende opgaver i forbindelse med behandling af dokumenter. Mennesker med interesse i ledelsesroller kan være nødt til at forfølge ekstra uddannelse eller certificering samt demonstrere kompetence og vilje til at lære på arbejdspladsen.