Co robi procesor dokumentów?
Procesor dokumentów obsługuje przychodzące dokumenty i wprowadzanie danych, aby zapewnić płynność operacji. Instytucje finansowe, kancelarie prawne, firmy ubezpieczeniowe i podmioty świadczące opiekę zdrowotną korzystają między innymi z procesorów dokumentów. Na stanowiskach w tej dziedzinie nie jest wymagane specjalne szkolenie, chyba że ludzie są zainteresowani zaawansowanymi rolami nadzorczymi. Niektórzy pracodawcy mogą wymagać stopni naukowych lub specjalnych certyfikatów od przełożonych, aby mogli wykonywać swoją pracę bardziej efektywnie, podczas gdy inni mogą promować doświadczony personel bez specjalnego przeszkolenia.
Gdy dokumenty docierają na miejsce, procesor dokumentów sprawdza je, aby upewnić się, że są dokładne i kompletne. Jeśli nie są, mogą zostać odesłane do klienta lub członka personelu. Na przykład w banku urzędnik ds. Pożyczek jest odpowiedzialny za przekazanie pełnego pakietu pożyczek. W przypadku braku lub niedokładności dokumentów procesor dokumentów może zwrócić je urzędnikowi ds. Pożyczek w celu rozwiązania problemu przed kontynuowaniem procesu składania wniosku o pożyczkę.
Kompletne dokumenty można wprowadzać do baz danych, ręcznie przenosząc informacje lub skanując je. Procesory dokumentów archiwizują oryginały, korzystając z firmowego systemu archiwizacji i upewniając się, że plik cyfrowy zawiera uwagi dotyczące fizycznej lokalizacji lub niszczą je po wytworzeniu akceptowalnych prawnie faksów. Po zweryfikowaniu wszystkich informacji procesor dokumentów może zwolnić je do systemu w celu użycia przez innych pracowników. Ludzie mogą wyszukiwać fizyczne dokumenty w celach informacyjnych lub przeglądać zapisy cyfrowe w celu zebrania informacji wspierających takie działania, jak inicjowanie płatności ubezpieczenia lub potwierdzanie statusu klienta w firmie prawniczej.
Ta praca wymaga komfortu i znajomości systemów archiwizacji, obsługi wrażliwych materiałów i pracy z bazami danych. Niektóre podmioty przetwarzające dokumenty mają specjalne szkolenie w zakresie obsługi takich zadań, jak fakturowanie i kodowanie medyczne lub wstępny przegląd wniosków o kredyt hipoteczny. Inni koncentrują się na wprowadzaniu i przechowywaniu danych i mogą nie wymagać specjalnych umiejętności. Możliwości interakcji z klientem są zwykle ograniczone dla procesora dokumentów, chyba że mają za zadanie kontaktować się z klientami, aby poprosić ich o zaadresowanie niekompletnych dokumentów.
Środowisko pracy jest zwykle podobne do większości biur. Procesory dokumentów mogą spędzać długie godziny przed komputerem i muszą być w stanie obsługiwać pewne wyginanie i podnoszenie, aby uzyskać dostęp do rekordów. Przerwy są zwykle zorganizowane w jeden dzień, a praca może być bardziej samodzielna, ponieważ ludzie nie potrzebują bezpośredniego nadzoru przez cały czas podczas wykonywania podstawowych zadań związanych z przetwarzaniem dokumentów. Osoby zainteresowane rolami kierowniczymi mogą wymagać dodatkowego szkolenia lub certyfikacji, a także wykazania się kompetencjami i chęcią uczenia się w miejscu pracy.