Co dělá procesor dokumentů?
Procesor dokumentů zpracovává příchozí dokumenty a zadávání dat, aby operace fungovaly hladce. Finanční instituce, právnické firmy, pojišťovny a poskytovatelé zdravotní péče používají mimo jiné zpracovatele dokumentů. Pro pozice v této oblasti není vyžadován žádný zvláštní výcvik, pokud lidé nemají zájem na pokročilých kontrolních rolích. Někteří zaměstnavatelé mohou vyžadovat vysokoškolské tituly nebo zvláštní certifikáty od supervizorů, aby mohli efektivněji vykonávat svou práci, zatímco jiní mohou propagovat zkušené pracovníky bez zvláštního školení.
Když dokumenty dorazí na web, zpracovatel dokumentů je zkontroluje, aby se ujistil, že jsou přesné a úplné. Pokud tomu tak není, lze je poslat zpět původnímu zákazníkovi nebo zaměstnanci. Například v bance je vedoucí úvěru odpovědný za odevzdání kompletního úvěrového balíčku. Pokud dokumenty chybí nebo nejsou přesné, může je zpracovatel dokumentů vrátit vedoucímu úvěru, aby problém vyřešil před pokračováním v procesu žádosti o úvěr.
Kompletní dokumenty lze zadávat do databází, a to buď ručním přenosem informací, nebo jejich skenováním. Zpracovatelé dokumentů ukládají originály, používají podnikový registrační systém a zajišťují, aby digitální soubor obsahoval poznámky o fyzickém umístění, nebo je skartoval po vyrobení legálně přijatelných faxů. Po ověření všech informací může procesor dokumentů tyto informace uvolnit do systému a použít je pro další personál. Lidé mohou hledat fyzické dokumenty k nahlédnutí nebo se podívat na digitální záznamy, aby shromáždili informace na podporu činností, jako jsou platby pojistného původu nebo potvrzení stavu klienta u advokátní kanceláře.
Tato práce vyžaduje pohodlí a znalost systémů archivace, manipulace s citlivými materiály a práce s databázemi. Někteří zpracovatelé dokumentů mají speciální školení, aby zvládli úkoly, jako je lékařské vyúčtování a kódování, nebo předběžné přezkoumání hypotečních aplikací. Jiní se zaměřují na zadávání a ukládání dat a nemusí potřebovat speciální dovednosti. Možnosti interakce se zákazníkem jsou obvykle pro zpracovatele dokumentů omezené, ledaže by jejich úkolem bylo kontaktovat zákazníky a požádat je o řešení neúplných dokumentů.
Pracovní prostředí je obvykle podobné prostředí většiny kanceláří. Zpracovatelé dokumentů mohou strávit dlouhé hodiny před počítačem a musí být schopni zvládnout některé ohýbání a zvedání pro přístup k záznamům. Přestávky jsou obvykle strukturovány do dne a práce může být více zaměřena na sebe, protože lidé při manipulaci se základními úkoly souvisejícími se zpracováním dokumentů nepotřebují přímý dohled. Lidé se zájmem o manažerské role budou možná muset absolvovat zvláštní školení nebo certifikaci, jakož i prokázat způsobilost a ochotu učit se na pracovišti.