Que fait un processeur de documents?
Un processeur de document gère les documents entrants et la saisie des données pour que les opérations se déroulent sans heurts. Les institutions financières, les cabinets d’avocats, les compagnies d’assurance et les prestataires de soins de santé font appel, entre autres, aux processeurs de documents. Aucune formation spéciale n'est requise pour les postes dans ce domaine, à moins que les personnes intéressées aux postes de supervision avancés. Certains employeurs peuvent exiger des diplômes d'études collégiales ou des diplômes spéciaux de la part des superviseurs pour pouvoir effectuer leur travail plus efficacement, tandis que d'autres peuvent recruter du personnel expérimenté sans formation préalable.
Lorsque les documents arrivent sur le site, le responsable du traitement les examine pour s’assurer qu’ils sont exacts et complets. S'ils ne le sont pas, ils peuvent être renvoyés au client ou au membre du personnel d'origine. Dans une banque, par exemple, l'agent de crédit est responsable de la remise d'un dossier de prêt complet. Si des documents sont manquants ou inexacts, le responsable du traitement des documents peut les renvoyer à l'agent de crédit pour qu'il règle le problème avant de poursuivre le processus de demande de prêt.
Des documents complets peuvent être entrés dans des bases de données, soit en transférant manuellement des informations, soit en les numérisant. Les responsables du traitement des documents classent les originaux en utilisant le système de classement de la société et en s'assurant que le fichier numérique comprend des notes sur l'emplacement physique, ou les déchiqueter après avoir produit des fac-similés légalement acceptables. Une fois toutes les informations vérifiées, le responsable du traitement des documents peut les diffuser dans le système pour que d'autres membres du personnel puissent les utiliser. Les personnes peuvent rechercher les documents physiques à des fins de référence ou consulter les enregistrements numériques pour collecter des informations destinées à soutenir des activités telles que le versement d’assurances ou la confirmation du statut d’un client auprès d’un cabinet d’avocats.
Ce travail requiert du confort et une connaissance des systèmes de classement, de la manipulation de documents sensibles et du travail avec des bases de données. Certains responsables de traitement de documents ont une formation spéciale leur permettant de gérer des tâches telles que la facturation et le codage médicaux ou l'examen préliminaire des demandes de prêt hypothécaire. D'autres se concentrent sur la saisie et le stockage de données et peuvent ne pas nécessiter de compétences particulières. Les possibilités d’interaction client sont généralement limitées pour un processeur de documents, sauf s’il est chargé de contacter les clients pour leur demander d’adresser des documents incomplets.
L'environnement de travail est généralement similaire à celui de la plupart des bureaux. Les responsables du traitement des documents peuvent passer de longues heures devant l'ordinateur et doivent pouvoir se pencher et se lever pour accéder aux enregistrements. Les pauses sont généralement structurées dans la journée et le travail peut être plus autogéré, car les personnes n’ont pas besoin de supervision directe à tout moment lors du traitement des tâches de base associées au traitement des documents. Les personnes qui s'intéressent aux rôles de direction peuvent avoir besoin de suivre une formation supplémentaire ou d'obtenir une certification, ainsi que de démontrer leurs compétences et leur volonté d'apprendre sur le lieu de travail.