O que um processador de documentos faz?
Um processador de documentos manipula documentos recebidos e entrada de dados para manter as operações funcionando sem problemas. Instituições financeiras, escritórios de advocacia, seguradoras e prestadores de serviços de saúde usam processadores de documentos, entre outros. Nenhum treinamento especial é necessário para cargos nesse campo, a menos que as pessoas tenham interesse em funções avançadas de supervisão. Alguns empregadores podem exigir diplomas universitários ou certificações especiais dos supervisores, para que possam desempenhar seus trabalhos com mais eficiência, enquanto outros podem promover pessoal experiente sem treinamento especial.
Quando os documentos chegam ao local, o processador de documentos os revisa para garantir que sejam precisos e completos. Caso contrário, eles podem ser enviados de volta ao cliente ou membro da equipe de origem. Em um banco, por exemplo, o responsável pelo empréstimo é responsável por entregar um pacote completo de empréstimos. Se os documentos estiverem faltando ou não forem precisos, o processador de documentos poderá devolvê-los ao agente de empréstimos para corrigir o problema antes de continuar o processo de solicitação de empréstimo.
Documentos completos podem ser inseridos nos bancos de dados, transferindo informações manualmente ou digitalizando-os. Os processadores de documentos arquivam os originais, usando o sistema de arquivamento da empresa e certificando-se de que o arquivo digital inclua notas sobre localização física ou retalhe-as após produzir fac-símiles legalmente aceitáveis. Depois que todas as informações são verificadas, o processador de documentos pode liberá-las no sistema para uso por outras pessoas. As pessoas podem procurar os documentos físicos para referência ou consultar os registros digitais para coletar informações para apoiar atividades como originar pagamentos de seguros ou confirmar o status de um cliente em um escritório de advocacia.
Esse trabalho exige conforto e familiaridade com os sistemas de arquivamento, manuseio de material sensível e trabalho com bancos de dados. Alguns processadores de documentos têm treinamento especial para lidar com tarefas como cobrança e codificação médica ou revisão preliminar de pedidos de hipotecas. Outros se concentram na entrada e armazenamento de dados e podem não precisar de habilidades especiais. As oportunidades de interação com o cliente geralmente são limitadas para um processador de documentos, a menos que a tarefa de entrar em contato com os clientes solicite que eles endereçam documentos incompletos.
O ambiente de trabalho é normalmente semelhante ao da maioria dos escritórios. Os processadores de documentos podem passar longas horas na frente do computador e precisam ser capazes de lidar com algumas flexões e levantamentos para acessar registros. As quebras geralmente são estruturadas durante o dia e o trabalho pode ser mais autodirigido, pois as pessoas não precisam de supervisão direta o tempo todo ao lidar com tarefas básicas associadas ao processamento de documentos. As pessoas com interesse em funções de gerenciamento podem precisar buscar treinamento ou certificação extra, além de demonstrar competência e vontade de aprender no local de trabalho.