Wat doet een documentverwerker?
Een documentprocessor verwerkt binnenkomende documenten en gegevensinvoer om de operaties soepel te laten verlopen. Financiële instellingen, advocatenkantoren, verzekeringsmaatschappijen en zorgaanbieders maken onder andere gebruik van documentverwerkers. Er is geen speciale training vereist voor functies op dit gebied, tenzij mensen belang hebben bij geavanceerde toezichthoudende functies. Sommige werkgevers kunnen hogeschooldiploma's of speciale certificeringen van supervisors vereisen, zodat zij hun werk effectiever kunnen uitvoeren, terwijl anderen ervaren personeel kunnen promoten zonder speciale training.
Wanneer documenten ter plaatse aankomen, beoordeelt de documentverwerker ze om ervoor te zorgen dat ze nauwkeurig en volledig zijn. Als dit niet het geval is, kunnen ze worden teruggestuurd naar de oorspronkelijke klant of medewerker. Bij een bank is de leningsfunctionaris bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het inleveren van een compleet leningspakket. Als documenten ontbreken of niet juist zijn, kan de documentverwerker ze terugsturen naar de leningsfunctionaris om het probleem op te lossen voordat het leningsaanvraagproces wordt voortgezet.
Volledige documenten kunnen in databases worden ingevoerd, hetzij door informatie handmatig over te dragen of te scannen. Documentverwerkers bewaren de originelen, gebruiken het archiveringssysteem van het bedrijf en zorgen ervoor dat het digitale bestand aantekeningen over de fysieke locatie bevat, of versnippert ze na het produceren van wettelijk aanvaardbare faxen. Nadat alle informatie is geverifieerd, kan de documentverwerker deze in het systeem vrijgeven voor gebruik door ander personeel. Mensen kunnen de fysieke documenten opzoeken voor referentie, of kijken naar de digitale archieven om informatie te verzamelen ter ondersteuning van activiteiten zoals het genereren van verzekeringsbetalingen of het bevestigen van de status van een cliënt bij een advocatenkantoor.
Deze taak vereist comfort en bekendheid met archiveringssystemen, het omgaan met gevoelig materiaal en het werken met databases. Sommige documentverwerkers hebben een speciale training voor taken zoals medische facturering en codering of voorlopige beoordeling van hypotheekaanvragen. Anderen richten zich op gegevensinvoer en -opslag en hebben mogelijk geen speciale vaardigheden nodig. De mogelijkheden voor klantinteractie zijn meestal beperkt voor een documentverwerker, tenzij de taak bestaat om contact op te nemen met klanten om hen te vragen onvolledige documenten aan te pakken.
De werkomgeving is meestal vergelijkbaar met die van de meeste kantoren. Documentprocessors kunnen lange uren achter de computer doorbrengen en moeten wat buigen en tillen kunnen verwerken om toegang te krijgen tot records. Pauzes zijn meestal gestructureerd in de dag en het werk kan meer zelfgestuurd zijn, omdat mensen niet altijd direct toezicht nodig hebben bij het uitvoeren van basistaken in verband met het verwerken van documenten. Mensen met een interesse in managementrollen moeten mogelijk extra training of certificering volgen, evenals het aantonen van competentie en bereidheid om te leren op de werkplek.