¿Qué hace un aprendiz de nómina?
Los aprendices de nómina son empleados de nivel de entrada que reciben capacitación en el trabajo antes de pasar a puestos permanentes de empleado de nómina. Al igual que un empleado establecido, un aprendiz de nómina procesa los pagos salariales de los empleados y realiza las deducciones necesarias para cubrir los impuestos y otros costos. Los alumnos normalmente trabajan bajo la supervisión directa de empleados con experiencia o gerentes departamentales.
Por lo general, un aprendiz de nómina debe haberse graduado de la escuela secundaria, pero la mayoría de las empresas no esperan que los aprendices tengan títulos universitarios, ya que los trabajos de secretario son normalmente puestos de nivel de entrada. A los alumnos se les muestra cómo leer las tarjetas de tiempo de los empleados que incluyen información como las horas que trabajó el empleado. Las leyes laborales en algunos países requieren que los empleadores paguen dinero extra o tiempo extra a los empleados cuyas horas de trabajo semanales excedan ciertos máximos. Las empresas usan códigos de nómina para distinguir las horas regulares de trabajo del tiempo extra, vacaciones y enfermedad. Durante el período de orientación inicial, se les enseña a los alumnos sobre los diferentes códigos de nómina y cómo ingresar información en los sistemas y software de nómina.
En muchos países, los empleadores están obligados a retener los impuestos de los salarios de los empleados y los empleados de nómina y los aprendices son responsables de calcular estas retenciones obligatorias. Los empleados calculan los salarios anuales de los empleados y usan una matriz de tasas impositivas para determinar la cantidad de impuestos que cada empleado debe pagar. Por lo tanto, un aprendiz de nómina debe tener buenas habilidades matemáticas y un buen ojo para los detalles. Además, los trabajadores en algunas naciones pueden hacer contribuciones antes de impuestos a las cuentas de jubilación y atención médica, en cuyo caso los empleados y aprendices deben deducir el dinero de los cheques de pago y hacer los arreglos para que el dinero se deposite en las cuentas correspondientes.
Ocasionalmente, los gerentes y empleados departamentales cometen errores al ingresar la información de la nómina y un aprendiz de nómina debe verificar la precisión de las tarjetas de tiempo antes de procesar cualquier pago. Los alumnos a menudo tienen que contactar a los empleados para resolver los problemas relacionados con tales errores, lo que significa que los alumnos deben tener buenas habilidades administrativas e interpersonales. Las leyes en muchas naciones requieren que los empleadores mantengan la información de la nómina en el archivo durante varios años y los aprendices a menudo tienen la tarea de presentar documentos de nómina.
En el día a día, un aprendiz de nómina es responsable del mismo tipo de tareas y responsabilidades que un empleado del departamento de nómina permanente. Mientras que los empleados de nómina generalmente son responsables de su propio trabajo, el trabajo de un aprendiz de nómina normalmente es inspeccionado por un supervisor antes de que se procesen los pagos de salarios. Además, los alumnos a menudo tienen que completar pruebas en varios aspectos de su trabajo antes de que puedan comenzar a manejar tareas más complejas. Los alumnos que cometen errores mínimos eventualmente pueden trabajar sin supervisión directa. Cuando esto ocurre, el proceso de capacitación generalmente finaliza y los alumnos se convierten en empleados de nómina de pleno derecho.