Was macht ein Payroll Trainee?

Auszubildende in der Personalabrechnung sind Einsteiger, die vor dem Wechsel in eine feste Position in der Personalabrechnung eine betriebliche Ausbildung erhalten. Wie ein fester Angestellter verarbeitet ein Auszubildender in der Personalabrechnung die Lohnzahlungen der Mitarbeiter und führt die erforderlichen Abzüge zur Deckung der Steuern und sonstigen Kosten durch. Die Auszubildenden arbeiten in der Regel unter der direkten Aufsicht von erfahrenen Sachbearbeitern oder Abteilungsleitern.

In der Regel muss ein Auszubildender im Bereich Lohn- und Gehaltsabrechnung die High School abgeschlossen haben, aber die meisten Unternehmen erwarten nicht, dass Auszubildende einen Hochschulabschluss haben, da es sich bei Angestelltenjobs normalerweise um Einstiegspositionen handelt. Den Auszubildenden wird gezeigt, wie sie Mitarbeiterstundenzettel lesen, die Informationen wie die Arbeitsstunden des Mitarbeiters enthalten. In einigen Ländern sehen die Arbeitsgesetze vor, dass Arbeitgeber Arbeitnehmern, deren wöchentliche Arbeitszeit bestimmte Höchstwerte überschreitet, zusätzliches Geld oder Überstunden zahlen müssen. Unternehmen verwenden Lohncodes, um die regulären Arbeitszeiten von Überstunden, Urlaub und Krankheitszeiten zu unterscheiden. Während der ersten Einarbeitungsphase werden die Auszubildenden in die verschiedenen Abrechnungscodes und in die Eingabe von Informationen in Abrechnungssysteme und -software eingewiesen.

In vielen Ländern müssen Arbeitgeber Steuern von den Löhnen und Gehaltsempfängern der Arbeitnehmer einbehalten, und die Auszubildenden sind für die Berechnung dieser obligatorischen Quellensteuer verantwortlich. Die Angestellten berechnen den Jahreslohn der Angestellten und verwenden eine Steuersatzmatrix, um den Steuerbetrag zu bestimmen, den jeder Angestellte zahlen muss. Ein Praktikant in der Lohn- und Gehaltsabrechnung muss daher über gute mathematische Fähigkeiten und ein Auge für Details verfügen. Darüber hinaus können Arbeitnehmer in einigen Ländern Beiträge vor Steuern zu Altersvorsorge- und Gesundheitskonten leisten. In diesem Fall müssen Sachbearbeiter und Auszubildende Geld von den Gehaltsschecks abziehen und Vorkehrungen treffen, damit das Geld auf die entsprechenden Konten eingezahlt wird.

Gelegentlich machen Abteilungsleiter und Mitarbeiter Fehler bei der Eingabe von Abrechnungsinformationen, und ein Auszubildender in der Abrechnung muss die Zeitkarten auf Richtigkeit prüfen, bevor Zahlungen verarbeitet werden. Die Auszubildenden müssen sich häufig an die Mitarbeiter wenden, um Probleme im Zusammenhang mit solchen Fehlern zu lösen. Dies bedeutet, dass die Auszubildenden über gute administrative und zwischenmenschliche Fähigkeiten verfügen müssen. In vielen Ländern schreiben die Gesetze vor, dass Arbeitgeber Gehaltsinformationen mehrere Jahre lang aufbewahren müssen, und die Auszubildenden werden häufig mit der Einreichung von Gehaltsunterlagen beauftragt.

Ein Praktikant in der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist täglich für die gleichen Aufgaben und Verantwortlichkeiten verantwortlich wie ein fest angestellter Mitarbeiter der Lohn- und Gehaltsabteilung. Während die Angestellten in der Regel für ihre eigene Arbeit verantwortlich sind, wird die Arbeit eines Praktikanten in der Regel von einem Vorgesetzten überprüft, bevor die Lohnzahlungen bearbeitet werden. Darüber hinaus müssen Auszubildende häufig Tests zu verschiedenen Aspekten ihrer Arbeit absolvieren, bevor sie mit komplexeren Aufgaben beginnen können. Auszubildende, die nur minimale Fehler machen, können schließlich ohne direkte Aufsicht arbeiten. In diesem Fall endet der Ausbildungsprozess in der Regel und die Auszubildenden werden zu vollwertigen Lohnbuchhaltern.