¿Qué hace un gerente de proyecto?
El trabajo principal de cualquier gerente de proyecto es organizar a las personas y administrar diferentes tareas para alcanzar un objetivo específico. Cuál es ese objetivo o "proyecto" puede variar ampliamente. A veces es la publicación de un informe o la organización de una conferencia; También puede ser la finalización de un edificio o remodelación, o la ejecución de un esquema de diseño de interiores. Aunque la configuración puede ser muy diferente, los gerentes comparten algunos atributos universales. Todos se centran en la gestión de personas, por un lado, y todos requieren una visión amplia de las tareas individuales que deben llevarse a cabo para alcanzar el objetivo. Gran parte del trabajo de un gerente de proyecto implica establecer un plan maestro de acción, luego asegurarse de que todas las piezas estén en su lugar para ver ese plan hasta su finalización.
Objetivos generales
Los gerentes de proyecto son esencialmente líderes que organizan la acción en una dirección particular. Por lo general, se les ha encomendado la tarea de completar algo específico, luego se les proporciona un personal, a menudo llamado "equipo", para ayudar a alcanzar la meta. Los gerentes generalmente comienzan dividiendo el objetivo final más grande en partes más pequeñas, y luego establecen plazos internos para completar cada componente. El calendario es una parte importante del trabajo, al igual que las revisiones periódicas del personal y las conversaciones motivadoras, si es necesario.
Muchos expertos en gestión de proyectos dicen que, para tener éxito, un gerente debe equilibrar cuatro áreas principales. Él o ella debe comprender el alcance del proyecto. El gerente debe encontrar las personas y los materiales adecuados, y usarlos de manera efectiva. Todas las tareas deben programarse para que se completen a tiempo. El gerente del proyecto también debe asegurarse de que el proyecto se complete dentro del presupuesto asignado.
Importancia de la coordinación
Una de las partes más importantes del trabajo de un gerente de proyecto es la coordinación de personal. El gerente debe ser capaz de crear equipos que sean efectivos y motivados para producir un trabajo consistentemente bueno. La capacidad de delegar tareas y responsabilidades es esencial, y los gerentes deben estar dispuestos a intervenir y hacer cambios si ocurre un problema o retraso.
Para coordinar un proyecto con éxito, el gerente debe estar al tanto de lo que está haciendo cada miembro del equipo y de si esa persona cumplirá o no con sus plazos. Muchos gerentes de proyecto usan programas de software especiales para ayudarlos a rastrear esto. Este software a menudo permite a los miembros del equipo discutir el proyecto entre ellos, ver listas de tareas y quién es responsable de qué tareas, y compartir archivos y documentos. También puede permitir a los gerentes ver qué tareas están programadas y dónde se encuentra el proyecto en términos del presupuesto. Este tipo de software es especialmente valioso para grandes proyectos y equipos.
Proyectos conceptuales basados en la oficina
En las oficinas corporativas y de otro tipo, la mayoría de los proyectos que requieren la atención de un gerente tienen que ver con la investigación y la escritura. Los informes de los accionistas, los principales resúmenes de hallazgos y las publicaciones publicadas por laboratorios científicos u organizaciones sin fines de lucro son a menudo esfuerzos complejos que requieren muchos pasos diferentes para pasar de la "etapa de la idea" a la finalización. Los gerentes de proyecto en estos entornos generalmente actúan como coordinadores de información, asegurándose de que todos los elementos necesarios se unan de la manera correcta.
Los proyectos de oficina generalmente requieren mucha colaboración en persona, que el gerente del proyecto generalmente organiza. Él o ella realiza un seguimiento de quién está haciendo qué, ya sea mediante la programación de entrevistas o el seguimiento del progreso de forma electrónica, generalmente a través de bases de datos o comunicación digital como el correo electrónico. Los líderes de equipo también suelen ser responsables de preparar el producto final, que incluye la corrección de pruebas y los cambios de última hora. El éxito o el fracaso del proyecto generalmente recae en los hombros del gerente, y él o ella deben ser capaces de justificar todas las opciones ante los superiores corporativos.
Ejecución de proyectos físicos
A menudo es mucho más fácil ver el funcionamiento cotidiano de un gerente de proyecto cuando el proyecto es algo tangible, como un esfuerzo de construcción o paisajismo. En estos entornos, los gerentes generalmente actúan como líderes del sitio, asegurándose de que todos los miembros del equipo tengan un trabajo y entiendan exactamente qué es lo que deben hacer. Este tipo de líder generalmente es responsable de organizar todas las herramientas y suministros necesarios, y también debe actuar como intermediario de comunicaciones para las personas que poseen el terreno o el edificio en el que se trabaja y aquellos que coordinan el trabajo que se debe hacer. Este trabajo a menudo requiere una combinación de planificación basada en la oficina y visitas reales al sitio y coordinación.
Habilidades y experiencia necesarias para obtener el trabajo
Por lo general, se necesita mucha experiencia para conseguir el trabajo de un gerente de proyecto. La mayoría de las veces, los gerentes se eligen dentro de una organización, es decir, se seleccionan en función de su experiencia que realmente realiza el tipo de trabajo que debe gestionarse y coordinarse. Mucho depende de la industria y del proyecto en cuestión, pero la educación avanzada, ya sea en el campo de atención o en la gestión empresarial o de personal, también puede ser útil.
Muchas personas que están interesadas en asumir roles de gestión de proyectos toman clases para obtener la certificación. Varias escuelas diferentes ofrecen programas, aunque la certificación Project Management Professional (PMP) ® del Project Management Institute es ampliamente respetada. Cada vez es más común que las empresas que contratan gerentes de proyectos externos mencionen específicamente estas credenciales en sus anuncios de trabajo.