Cosa fa un project manager?
Il compito principale di qualsiasi project manager è quello di organizzare le persone e gestire diverse attività al fine di raggiungere un obiettivo specifico. Qual è l'obiettivo o "progetto" può variare ampiamente. A volte è la pubblicazione di un rapporto o l'organizzazione di una conferenza; può anche essere il completamento di un edificio o ristrutturazione, o l'esecuzione di uno schema di interior design. Sebbene le impostazioni possano essere molto diverse, i gestori condividono alcuni attributi universali. Tutti si concentrano sulla gestione delle persone, per prima cosa, e tutti richiedono una visione ampia delle singole attività che devono essere eseguite per raggiungere l'obiettivo. Gran parte del lavoro di un project manager consiste nell'impostare un piano d'azione generale, quindi assicurarsi che tutti i pezzi siano in atto per vedere quel piano fino al completamento.
Obiettivi generali
I project manager sono essenzialmente leader che organizzano azioni in una direzione particolare. Di solito sono stati incaricati di completare qualcosa di specifico, quindi dotati di uno staff - spesso chiamato "squadra" - per aiutare a raggiungere l'obiettivo. I manager di solito iniziano rompendo l'obiettivo finale più grande in pezzi più piccoli, quindi fissando le scadenze interne per il completamento di ciascun componente. Il calendario è una parte importante del lavoro, così come le revisioni periodiche del personale e i colloqui preliminari, se necessario.
Molti esperti di project management affermano che, per avere successo, un manager deve bilanciare quattro aree principali. Lui o lei deve capire la portata del progetto. Il manager deve trovare le persone e i materiali giusti e usarli in modo efficace. Tutte le attività devono essere programmate in modo da essere completate in tempo. Il project manager deve inoltre assicurarsi che il progetto sia completato entro il budget assegnato.
Importanza del coordinamento
Una delle parti più importanti del lavoro di un project manager è il coordinamento del personale. Il manager deve essere in grado di creare team che siano efficaci e motivati a produrre costantemente un buon lavoro. La capacità di delegare compiti e responsabilità è essenziale e i manager devono essere disposti a intervenire e apportare modifiche in caso di problemi o ritardi.
Per coordinare un progetto con successo, il manager deve essere consapevole di ciò che ciascun membro del team sta facendo e se quella persona rispetterà o meno le proprie scadenze. Molti project manager utilizzano programmi software speciali per aiutarli a rintracciarlo. Questo software consente spesso ai membri del team di discutere il progetto tra loro, vedere gli elenchi delle cose da fare del progetto e chi è responsabile di quali attività e condividere file e documenti. Può anche consentire ai manager di vedere quali attività sono in programma e dove si trova il progetto in termini di budget. Questo tipo di software è particolarmente utile per progetti e team di grandi dimensioni.
Progetti concettuali basati su ufficio
Negli uffici aziendali e in altri uffici, la maggior parte dei progetti che richiedono l'attenzione di un manager hanno a che fare con la ricerca e la scrittura. Le relazioni degli azionisti, i principali riassunti dei risultati e le pubblicazioni pubblicate da laboratori scientifici o organizzazioni senza scopo di lucro sono spesso sforzi complessi che richiedono molti passaggi diversi per passare dalla "fase dell'idea" al completamento. I project manager in queste impostazioni di solito fungono da coordinatori delle informazioni, assicurandosi che tutti gli elementi necessari si uniscano nel modo giusto.
I progetti di Office richiedono in genere molta collaborazione di persona, che di solito organizza il project manager. Tiene traccia di chi sta facendo cosa o programmando interviste o monitorando i progressi elettronicamente, di solito attraverso database o comunicazioni digitali come la posta elettronica. I team leader sono generalmente responsabili della preparazione del prodotto finale, che include la correzione di bozze e le modifiche dell'ultimo minuto. Il successo o il fallimento del progetto è in genere a carico del manager e deve essere in grado di giustificare tutte le scelte ai superiori aziendali.
Esecuzione di progetti fisici
Spesso è molto più facile vedere i lavori quotidiani di un project manager quando il progetto è qualcosa di tangibile, come un'impresa di costruzione o paesaggistica. In queste impostazioni, i manager di solito agiscono come responsabili del sito, assicurandosi che tutti i membri del team abbiano un lavoro e capiscano esattamente cosa devono fare. Questo tipo di leader è generalmente responsabile dell'organizzazione di tutti gli strumenti e le forniture necessarie e deve anche fungere da mezzo di comunicazione tra le persone che possiedono il terreno o l'edificio su cui si sta lavorando e coloro che coordinano il lavoro da svolgere. Questo lavoro richiede spesso una combinazione di pianificazione basata sull'ufficio, visite e coordinamento effettivi sul sito.
Competenze ed esperienza necessarie per ottenere il lavoro
Di solito ci vuole molta esperienza per ottenere il lavoro di un project manager. La maggior parte delle volte, i manager vengono scelti all'interno di un'organizzazione, ovvero vengono selezionati in base alla loro esperienza, facendo effettivamente il tipo di lavoro che deve essere gestito e coordinato. Molto dipende dall'industria e dal progetto in questione, ma può essere utile anche l'istruzione avanzata nel campo di interesse o nella gestione aziendale o del personale.
Molte persone interessate ad assumere ruoli di gestione del progetto prendono lezioni per ottenere la certificazione. I programmi sono offerti da diverse scuole, sebbene la certificazione Project Management Professional (PMP) ® del Project Management Institute sia ampiamente rispettata. È sempre più comune per le aziende che assumono responsabili di progetto esterni menzionare specificamente queste credenziali nelle loro inserzioni di lavoro.