Que fait un chef de projet?
La tâche principale de tout chef de projet est d’organiser des personnes et de gérer différentes tâches afin d’atteindre un objectif spécifique. L’objectif ou le «projet» peut varier considérablement. Parfois, il s’agit de la publication d’un rapport ou de l’organisation d’une conférence; il peut également s'agir de l'achèvement d'un bâtiment ou d'un projet de rénovation, ou de l'exécution d'un projet d'aménagement intérieur. Bien que les paramètres puissent être très différents, les gestionnaires partagent certains attributs universels. Tous se concentrent sur la gestion des personnes, d’une part, et exigent tous une vision large des tâches individuelles à accomplir pour que l’objectif soit atteint. La majeure partie du travail d’un chef de projet consiste à établir un plan d’action principal, puis à s’assurer que tous les éléments sont en place pour mener à bien ce plan.
Objectifs généraux
Les chefs de projet sont essentiellement des leaders qui organisent des actions dans une direction particulière. Ils ont généralement pour tâche de réaliser quelque chose de spécifique, puis de disposer d'un personnel - souvent appelé «équipe» - pour aider à atteindre l'objectif. Les gestionnaires commencent généralement par diviser l'objectif plus important en objectifs plus petits, puis en fixant des délais internes pour l'achèvement de chaque composante. La planification est une partie importante du travail, de même que les examens réguliers du personnel et les entretiens de motivation, si nécessaire.
De nombreux experts en gestion de projet affirment que, pour réussir, un responsable doit équilibrer quatre domaines principaux. Il ou elle doit comprendre la portée du projet. Le responsable doit trouver les personnes et le matériel appropriés et les utiliser efficacement. Toutes les tâches doivent être planifiées de manière à être terminées à temps. Le responsable de projet doit également s'assurer que le projet est terminé dans les limites du budget qui lui est attribué.
Importance de la coordination
L'un des aspects les plus importants du travail d'un chef de projet est la coordination du personnel. Le responsable doit être capable de créer des équipes efficaces et motivées pour produire un travail constant et de qualité. La capacité de déléguer des tâches et des responsabilités est essentielle et les responsables doivent être disposés à intervenir et à apporter des modifications en cas de problème ou de retard.
Pour coordonner un projet avec succès, le responsable doit savoir ce que fait chaque membre de l’équipe et s’assurer que cette personne respectera les délais impartis. De nombreux chefs de projet utilisent des logiciels spéciaux pour les aider à effectuer le suivi. Ce logiciel permet souvent aux membres de l'équipe de discuter du projet entre eux, de consulter les listes de tâches à effectuer et de déterminer qui est responsable de quelles tâches, et de partager des fichiers et des documents. Cela peut également permettre aux gestionnaires de voir quelles tâches sont dans les temps et où se situe le projet en termes de budget. Ce type de logiciel est particulièrement utile pour les grands projets et les équipes.
Projets conceptuels basés sur des bureaux
Dans les entreprises et les autres bureaux, la plupart des projets qui requièrent l’attention d’un responsable concernent la recherche et la rédaction. Les rapports d'actionnaires, les principaux résumés des conclusions et les publications de laboratoires scientifiques ou d'organisations à but non lucratif sont souvent des projets complexes qui nécessitent de nombreuses étapes différentes pour passer de l'étape de l'idée à la réalisation. Les chefs de projet dans ces contextes agissent généralement en tant que coordinateurs d'informations, s'assurant que tous les éléments nécessaires sont réunis de la bonne manière.
Les projets de bureau nécessitent généralement beaucoup de collaboration en personne, ce que le chef de projet organise habituellement. Il ou elle garde la trace de qui fait quoi, en planifiant des entretiens ou en suivant les progrès de manière électronique, généralement au moyen de bases de données ou de communications numériques telles que le courrier électronique. Les chefs d’équipe sont également généralement responsables de la préparation du produit final, qui comprend la relecture et les modifications de dernière minute. Le succès ou l’échec du projet repose généralement sur les épaules du responsable, qui doit pouvoir justifier tous ses choix devant les supérieurs de l’entreprise.
Exécution de projets physiques
Il est souvent beaucoup plus facile de voir le travail quotidien d'un gestionnaire de projet lorsque le projet est quelque chose de concret, comme une entreprise de construction ou d'aménagement paysager. Dans ces contextes, les responsables agissent généralement en tant que chefs de site, s'assurant que tous les membres de l'équipe occupent un emploi et comprennent ce que c'est exactement ce qu'ils sont censés faire. Ce type de dirigeant est généralement responsable de la mise en place de tous les outils et fournitures nécessaires et doit également servir de relais de communication entre les propriétaires du terrain ou de l’immeuble en construction et ceux qui coordonnent le travail à effectuer. Ce travail nécessite souvent une combinaison de planification basée sur le bureau et de visites sur site et de coordination.
Compétences et expérience nécessaires pour obtenir le poste
Il faut généralement beaucoup d’expérience pour décrocher le poste de chef de projet. La plupart du temps, les responsables sont choisis au sein d'une organisation, c'est-à-dire qu'ils sont sélectionnés en fonction de leur expérience et effectuent le type de travail qui doit être géré et coordonné. Beaucoup dépend du secteur d'activité et du projet en question, mais une formation avancée dans le domaine de spécialisation, en gestion des affaires ou en gestion du personnel peut également être utile.
De nombreuses personnes souhaitant assumer des rôles de gestion de projet suivent des cours pour devenir certifiées. Les programmes sont proposés par différentes écoles, bien que la certification PMP ® du Project Management Institute ® soit largement respectée. Il est de plus en plus courant que les entreprises qui engagent des chefs de projet externes mentionnent spécifiquement ces informations dans leurs offres d’emploi.