¿Qué hace un coordinador de ventas de eventos?
Por lo general, se contrata a un coordinador de ventas de eventos para organizar la venta de entradas para un evento especial o para administrar el proceso de ventas para las empresas que realizan eventos regularmente. En ambos casos, el coordinador de ventas del evento es una parte integral del éxito financiero del evento y generalmente tiene que cumplir con objetivos de ventas específicos. La administración y el servicio al cliente también son partes importantes del trabajo.
Los eventos especiales tienen una estructura financiera que depende de la venta de entradas. No solo deben venderse las entradas, sino que, por lo general, deben venderse antes del evento. Los eventos generalmente dependen de la venta anticipada de entradas para proporcionar flujo de efectivo, por lo que los organizadores del evento pueden pagar por adelantado los recursos para que el evento sea un éxito. La persona que coordina la venta de boletos se considera uno de los empleados más importantes del equipo organizador.
Con eventos especiales únicos, el coordinador de ventas de eventos generalmente es responsable de diseñar un plan de venta de boletos. Este plan detalla cómo funcionará el proceso de solicitud de ventas, cómo involucrar a las partes involucradas y la perspectiva de nuevos mercados, y el momento anticipado de las entradas de efectivo. El coordinador también debe supervisar el proceso administrativo en torno a la recolección de dinero, el registro de ventas y la presentación de comprobantes de compra.
La administración del proceso de ventas puede implicar la configuración de varios métodos de pago, asegurando que el pago se pueda hacer por Internet y procesando el pago en un sistema electrónico de gestión de invitados. Los eventos generalmente tienen niveles de participación que cuestan diferentes cantidades. Para un evento, una de las cosas más importantes para garantizar después de promover la venta de entradas es que las personas que han pagado pueden identificarse adecuadamente en el nivel apropiado de participación el día del evento. Todo esto generalmente se incluye en la descripción del puesto del coordinador de ventas del evento.
Los coordinadores de ventas también deben brindar un servicio al cliente impecable y administrar el back-end del evento. Debe asegurarse de que los asistentes se retiren preparados para inscribirse nuevamente en el evento al año siguiente, si continúa anualmente. El coordinador de ventas del evento concilia el papeleo, informa sobre las cifras de ventas finales y se prepara para los esfuerzos de ventas del próximo año, si corresponde.
Otro tipo de escenario de evento que emplea a un coordinador de ventas es el departamento de catering de un restaurante o salón. Este tipo de establecimientos sirven a grupos que reservan el servicio para ocasiones especiales. En este escenario, el coordinador de ventas del evento siempre está ocupado con un nuevo grupo, en lugar de un evento especial de una sola vez. Es responsable de reservar grupos y gestionar la venta de alimentos y bebidas cuando llegan. El coordinador se asegura de que la comida que se come se facture correctamente al cliente y concilia el evento con la ingesta de efectivo al final del día.