Was macht ein Event Sales Coordinator?
Ein Veranstaltungsverkaufskoordinator wird normalerweise damit beauftragt, den Ticketverkauf für eine besondere Veranstaltung zu organisieren oder den Verkaufsprozess für Unternehmen zu verwalten, die regelmäßig Veranstaltungen durchführen. In beiden Fällen ist der Event Sales Coordinator ein wesentlicher Bestandteil des finanziellen Erfolgs der Veranstaltung und muss in der Regel bestimmte Vertriebsziele erreichen. Administration und Kundenservice sind ebenfalls wichtige Aufgabenbereiche.
Besondere Ereignisse haben eine finanzielle Struktur, die sich auf den Ticketverkauf stützt. Tickets müssen nicht nur verkauft werden, sie müssen in der Regel vor der Veranstaltung verkauft werden. In der Regel sind Veranstaltungen auf den Vorverkauf von Tickets angewiesen, um den Cashflow zu gewährleisten. Die Veranstalter können daher im Voraus für Ressourcen zahlen, um die Veranstaltung zum Erfolg zu führen. Die Person, die den Ticketverkauf koordiniert, gilt als einer der wichtigsten Mitarbeiter der Organisationsteams.
Bei einmaligen Sonderveranstaltungen ist in der Regel der Veranstaltungsverkaufskoordinator für die Ausarbeitung eines Ticketverkaufsplans verantwortlich. In diesem Plan wird detailliert beschrieben, wie der Verkaufsprozess abläuft, wie die Beteiligten einbezogen werden und wie neue Märkte erschlossen werden können, und wie der erwartete Zeitpunkt für die Mittelzuflüsse festgelegt wird. Der Koordinator muss auch den Verwaltungsprozess überwachen, um Geld zu sammeln, Verkäufe aufzuzeichnen und Kaufnachweise vorzulegen.
Die Verwaltung des Verkaufsprozesses kann das Einrichten verschiedener Zahlungsmethoden, das Sicherstellen, dass die Zahlung über das Internet erfolgen kann, und das Verarbeiten der Zahlung in einem elektronischen Gastverwaltungssystem umfassen. Veranstaltungen haben in der Regel Beteiligungsstufen, die unterschiedliche Beträge kosten. Für eine Veranstaltung ist eines der wichtigsten Dinge, die nach der Förderung des Ticketverkaufs sichergestellt werden müssen, dass die bezahlten Personen am Veranstaltungstag auf der entsprechenden Teilnahmeebene ordnungsgemäß identifiziert werden können. All dies fällt normalerweise unter die Stellenbeschreibung des Event Sales Coordinators.
Vertriebskoordinatoren müssen auch einen einwandfreien Kundenservice bieten und das Back-End der Veranstaltung verwalten. Er muss sicherstellen, dass die Teilnehmer abreisen, um sich im folgenden Jahr erneut für die Veranstaltung anzumelden, sofern diese jährlich fortgesetzt wird. Der Event-Vertriebskoordinator stimmt die Unterlagen ab, berichtet über die endgültigen Verkaufszahlen und bereitet gegebenenfalls die Verkaufsanstrengungen für das nächste Jahr vor.
Eine andere Art von Event-Szenario, bei dem ein Vertriebskoordinator angestellt ist, ist die Catering-Abteilung eines Restaurants oder einer Halle. Diese Art von Einrichtungen bedienen Gruppen, die für besondere Anlässe einen Service reservieren. In diesem Szenario ist der Event Sales Coordinator immer mit einer neuen Gruppe beschäftigt und nicht mit einem einmaligen besonderen Ereignis. Er ist für die Buchung von Gruppen und den Verkauf von Speisen und Getränken bei deren Ankunft verantwortlich. Der Koordinator stellt sicher, dass die verzehrten Lebensmittel dem Kunden ordnungsgemäß in Rechnung gestellt werden, und stimmt die Veranstaltung mit der Bargeldaufnahme am Ende des Tages ab.