Hva gjør en salgskoordinator?
En koordinator for salg av arrangementer blir vanligvis ansatt for å organisere billettsalg for en spesiell begivenhet eller for å styre salgsprosessen for virksomheter som holder arrangementer regelmessig. I begge tilfeller er koordinatoren for salg av arrangementer en integrert del av den økonomiske suksessen til arrangementet, og må vanligvis oppfylle spesifikke salgsmål. Administrasjon og kundeservice er også store deler av jobben.
Spesielle arrangementer har en økonomisk struktur som er avhengig av billettsalg. Ikke bare trenger billetter å selges, de må vanligvis selges i forkant av arrangementet. Arrangementer er vanligvis avhengige av forhåndsbillettsalg for å gi kontantstrøm, slik at arrangørene av arrangementet kan betale på forhånd for ressurser for å gjøre arrangementet til en suksess. Personen som koordinerer billettsalget regnes som en av de viktigste stabene på det organiserende mannskapet.
Med engangsspesielle hendelser er arrangementets salgskoordinator vanligvis ansvarlig for å utforme en billettsalgsplan. Denne planen beskriver hvordan salgsoppfordringsprosessen vil fungere, hvordan engasjere involverte parter og utsikter til nye markeder og forventet tidspunkt for kontantstrøm. Koordinatoren må også føre tilsyn med den administrative prosessen rundt innsamling av penger, registrering av salg og bevis på kjøp.
Administrasjon av salgsprosessen kan innebære å sette opp forskjellige betalingsmåter, sikre at betaling kan gjøres over Internett og behandle betalingen i et elektronisk gjestestyringssystem. Arrangementer har vanligvis deltakelsesnivåer som koster forskjellige beløp. For en begivenhet er en av de viktigste tingene å sikre etter å ha promotert billettsalg at personer som har betalt kan identifiseres på riktig måte på det aktuelle deltakelsesnivået på begivenhetsdagen. Alt dette faller typisk inn under stillingsbeskrivelsen til arrangementets salgskoordinator.
Salgskoordinatorer må også levere upåklagelig kundeservice og administrere bakenden av arrangementet. Han må sørge for at deltakerne går bort forberedt på å registrere seg for arrangementet igjen året etter, hvis det fortsetter årlig. Salgskoordinator for arrangementer avstemmer papirarbeid, rapporterer om de endelige salgstallene og forbereder seg på neste års salgstiltak, hvis aktuelt.
En annen type begivenhetsscenario som sysselsetter en salgskoordinator er cateringavdelingen på en restaurant eller hall. Denne typen bedrifter betjener grupper som reserverer service til spesielle anledninger. I dette scenariet er salgskoordinatoren alltid opptatt med en ny gruppe, i stedet for med en engangs spesiell hendelse. Han er ansvarlig for å bestille grupper og administrere salg av mat og drikke når de ankommer. Koordinatoren sørger for at maten som spises blir fakturert til kunden og avstemmer hendelsen med kontantinntaket på slutten av dagen.