¿Qué es un secretario de viajes?
Una secretaria de viajes trabaja en una capacidad administrativa en una agencia o corporación. Él o ella también puede ser llamado Asistente de la Oficina de Viajes. Los secretarios de viajes coordinan los planes de viaje para los clientes bajo la supervisión de un agente, y a menudo responden a los teléfonos y sirven a los clientes. Si un secretario organiza viajes para ejecutivos corporativos, él o ella también prepara itinerarios o horarios de viaje.
En una agencia de viajes, los secretarios a menudo son responsables de mantenerse al día con los requisitos de licencia y otros documentos necesarios para mantener el negocio. Aunque un secretario de viajes puede responder al teléfono y distribuir el correo, también asesora a los clientes y debe comprender todos los aspectos de la industria del turismo. Este conocimiento profundo ayuda a resolver problemas para las personas que intentan coordinar vuelos y hoteles. Algunos secretarios de viajes ayudan a crear folletos informativos para el uso del cliente.
Si trabajan para corporaciones, los secretarios de viajes a menudo organizan todos los detalles de los viajes de los ejecutivos. Un secretario de viajes corporativos puede manejar la planificación de ferias comerciales y convenciones. Intentar ahorrar dinero a la compañía mientras reserva salas y transporte es una consideración para la mayoría de los secretarios de viajes de negocios.
Las escuelas vocacionales o los colegios comunitarios a menudo tienen programas relacionados con los tipos de viajes de las carreras de los secretarios, aunque estos programas pueden no ofrecer con tanta frecuencia como otros tipos de especialidades secretarias como legal y médica. Los programas escolares pueden incluir una sección de práctica en la que un estudiante pase como secretario de viajes. Los programas de secretaría de viajes están disponibles en línea y en persona. Estos programas suelen ser menos de un año para completar y, a menudo, incluyen varios exámenes que deben aprobarse para recibir un certificado.
El software de reserva de viajes debe ser dominado por los secretarios. Una secretaria de viajes debe tener excelentes habilidades informáticas y poder coorDinar muchos detalles. Por ejemplo, si se necesita más de una aerolínea para el viaje de un cliente, el Secretario debe incluir instrucciones para conectar vuelos. La planificación de conexiones con un tiempo de espera mínimo también es necesaria para un buen servicio al cliente.
Las personas que son secretarias de viajes pueden trabajar a tiempo completo o parcial. Pueden viajar para reuniones de negocios ocasionalmente, así como por sus vacaciones personales. Construir buenas relaciones de trabajo con otros en la industria de viajes, como representantes de aerolíneas y operadores turísticos, puede ayudar a los secretarios a crear paquetes turísticos de valor para los clientes. En ese esfuerzo, ayudan a los agentes de viajes a que su agencia ofrezca a los clientes las mejores ofertas y opciones de viaje posibles. En algunas agencias, un secretario de viajes puede especializarse en un área, como recorridos por vacaciones, mientras que un agente puede manejar otros paquetes.