Co to jest sekretarz podróży?
Sekretarz podróży pracuje nad funkcją administracyjną w agencji lub korporacji. Może być również nazywany asystentem biura podróży. Sekretarze podróży koordynują plany podróży dla klientów pod nadzorem agenta i często odpowiadają na telefony i obsługują klientów. Jeśli sekretarz organizuje wycieczki dla kadry kierowniczej, zwykle przygotowuje trasy lub harmonogramy podróży.
W biurze podróży sekretarze są często odpowiedzialni za nadążanie za wymaganiami licencyjnymi i innymi dokumentami potrzebnymi do utrzymania firmy. Chociaż sekretarz podróży może odpowiedzieć na telefon i dystrybuować pocztę, doradza klientom i powinien zrozumieć wszystkie aspekty branży turystycznej. Ta gruntowna wiedza pomaga rozwiązać problemy dla osób próbujących koordynować loty i hotele. Niektórzy sekretarze podróży pomagają tworzyć broszury informacyjne do użytku klientów.
Jeśli pracują dla korporacji, sekretarze podróży często organizują wszystkie szczegóły podróży kadry kierowniczej. Sekretarz podróży korporacyjnych może poradzić sobie z planowaniem targów i konwencji. Próba zaoszczędzenia pieniędzy firmy podczas rezerwacji pokoi i transportu jest rozważana dla większości sekretarzy podróży służbowych.
Szkoły zawodowe lub uczelnie społeczne często mają programy związane z typami podróży kariery sekretarza, chociaż programy te mogą nie być oferowane tak często, jak inne rodzaje specjalizacji sekretariatu, takie jak prawne i medyczne. Programy szkolne mogą obejmować sekcję praktyki, w której stażystów jako sekretarz podróży. Programy sekretarskie podróży są dostępne zarówno online, jak i osobiście. Programy te są zwykle mniej niż rok do ukończenia i często zawierają kilka egzaminów, które należy zdać w celu otrzymania certyfikatu.
Oprogramowanie do rezerwacji podróży musi zostać opanowane przez sekretarzy. Sekretarz podróży musi mieć doskonałe umiejętności komputerowe i być w stanie coorowaćWyjmij wiele szczegółów. Na przykład, jeśli do podróży klienta potrzebna jest więcej niż jedna linia lotnicza, sekretarz musi zawierać instrukcje dotyczące łączenia lotów. Planowanie połączeń z minimalnym czasem oczekiwania jest również konieczne do dobrej obsługi klienta.
Ludzie, którzy są sekretarzami podróży, mogą pracować w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Mogą od czasu do czasu podróżować na spotkania biznesowe, a także na osobiste wakacje. Budowanie dobrych relacji z innymi w branży turystycznej, takimi jak przedstawiciele linii lotniczych i operatorzy wycieczek, może pomóc sekretarzom w tworzeniu pakietów wycieczek dla klientów. W tym wysiłku pomagają biurom podróży w zapewnieniu klientom najlepszych ofert i opcji podróży. W niektórych agencjach sekretarz podróży może specjalizować się w jednym obszarze, takim jak wycieczki wakacyjne, podczas gdy agent może obsługiwać inne pakiety.