Co to jest sekretarz podróży?

Sekretarz podróży pracuje jako administrator w agencji lub korporacji. Może on być również nazywany asystentem biura podróży. Sekretarze podróży koordynują plany podróży dla klientów pod nadzorem agenta i często odbierają telefony i obsługują klientów. Jeśli sekretarka organizuje wycieczki dla kadry kierowniczej, zwykle przygotowuje również trasy podróży lub harmonogramy podróży.

W biurze podróży sekretarki często są odpowiedzialne za dotrzymywanie wymogów licencyjnych i innych formalności niezbędnych do prowadzenia działalności. Chociaż sekretarka ds. Podróży może odbierać telefon i rozsyłać pocztę, doradza również klientom i powinna zrozumieć wszystkie aspekty branży turystycznej. Ta gruntowna wiedza pomaga rozwiązać problemy osób próbujących koordynować loty i hotele. Niektóre sekretarze podróży pomagają tworzyć broszury informacyjne do użytku klienta.

Jeśli pracują dla korporacji, sekretarze podróży często organizują wszystkie szczegóły podróży dyrektorów. Sekretarz podróży służbowych może zająć się planowaniem targów i konwencji. Próba zaoszczędzenia pieniędzy firmy podczas rezerwacji pokoi i transportu jest rozważana przez większość sekretarek podróży służbowych.

Szkoły zawodowe lub kolegia społeczne często mają programy związane z karierami sekretarskimi związanymi z podróżowaniem, chociaż programy te mogą nie być oferowane tak często, jak inne rodzaje sekretariatu, takie jak prawne i medyczne. Programy szkolne mogą obejmować sekcję praktyczną, w której uczeń odbywa staż jako sekretarz podróży. Programy sekretariatu podróży są dostępne zarówno online, jak i osobiście. Programy te zwykle trwają krócej niż rok i często obejmują kilka egzaminów, które należy zdać, aby otrzymać certyfikat.

Oprogramowanie do rezerwacji podróży musi być opanowane przez sekretarki. Sekretarz podróży musi mieć doskonałe umiejętności obsługi komputera i być w stanie koordynować wiele szczegółów. Na przykład, jeśli do podróży klienta potrzebna jest więcej niż jedna linia lotnicza, sekretarka musi załączyć instrukcje dotyczące łączenia lotów. Planowanie połączeń z minimalnym czasem oczekiwania jest również konieczne dla dobrej obsługi klienta.

Osoby, które są sekretarkami podróży, mogą pracować w pełnym lub niepełnym wymiarze godzin. Mogą od czasu do czasu podróżować na spotkania biznesowe, a także na wakacje. Budowanie dobrych relacji roboczych z innymi osobami z branży turystycznej, takimi jak przedstawiciele linii lotniczych i touroperatorzy, może pomóc sekretarkom w tworzeniu pakietów wycieczek o wysokiej wartości dla klientów. W tym wysiłku pomagają biurom podróży zaoferować klientom najlepsze oferty i opcje podróży. W niektórych agencjach sekretarka podróży może specjalizować się w jednym obszarze, takim jak wycieczki wakacyjne, podczas gdy agent może obsługiwać inne paczki.