Co je to cestovní sekretář?
Cestovní tajemník pracuje ve správní funkci v agentuře nebo společnosti. Může být také nazýván asistentem cestovní kanceláře. Cestovní tajemníci koordinují cestovní plány pro klienty pod dohledem agenta a často zodpovídají telefony a slouží zákazníkům. Pokud tajemník zařídí cesty pro vedoucí pracovníky společnosti, obvykle také připraví cestovní itineráře nebo jízdní řády.
V cestovní kanceláři jsou tajemníci často odpovědní za dodržování licenčních požadavků a další papírování potřebné k udržení podnikání. Ačkoli cestovní tajemník může odpovídat na telefon a distribuovat poštu, radí klientům a měl by rozumět všem aspektům cestovního ruchu. Tato důkladná znalost pomáhá řešit problémy pro lidi, kteří se snaží koordinovat lety a hotely. Někteří cestovní tajemníci pomáhají vytvářet informační brožury pro klientské použití.
Pokud pracují pro korporace, cestovní tajemníci často organizují všechny podrobnosti výletů vedoucích pracovníků. Firemní cestovní tajemník se může starat o plánování obchodních výstav a kongresů. Snaha ušetřit peníze společnosti při rezervaci pokojů a dopravy je pro většinu sekretářů služební cesty záležitostí.
Odborné školy nebo obecní vysoké školy často mají programy související s cestovními druhy sekretářských profesí, i když tyto programy nemusí být nabízeny tak často jako jiné druhy sekretářských specialit, jako jsou právní a lékařské. Školní programy mohou zahrnovat sekci praktikum, ve které student stáže jako sekretářka cestování. Cestovní sekretářské programy jsou k dispozici online i osobně. Tyto programy obvykle trvají méně než jeden rok a často zahrnují několik zkoušek, které je třeba složit, abyste obdrželi certifikát.
Software pro cestovní rezervace musí být ovládán tajemníky. Cestovní sekretář musí mít vynikající počítačové dovednosti a musí být schopen koordinovat mnoho podrobností. Například, pokud je pro cestu klienta potřeba více než jedna letecká společnost, musí sekretář obsahovat pokyny pro připojení letů. Plánování spojení s minimální čekací dobou je také nezbytné pro dobrý zákaznický servis.
Lidé, kteří jsou cestovními sekretáři, mohou pracovat na plný nebo částečný úvazek. Mohou cestovat na obchodní schůzky příležitostně i na svou osobní dovolenou. Budování dobrých pracovních vztahů s ostatními v cestovním ruchu, jako jsou zástupci leteckých společností a touroperátoři, může sekretářům pomoci vytvořit pro klienty výhodné balíčky zájezdů. V tomto úsilí pomáhají cestovní kanceláře v tom, aby jejich agentura nabídla zákazníkům ty nejlepší nabídky a možnosti výletů. V některých agenturách se může cestovní sekretář specializovat na jednu oblast, jako jsou prázdninové zájezdy, zatímco agent může zacházet s jinými balíčky.