Hvad er rejsesekretær?
En rejsesekretær arbejder i en administrativ kapacitet i et agentur eller selskab. Han eller hun kan også kaldes en rejsekontorassistent. Rejsesekretærer koordinerer rejseplaner for klienter under opsyn af en agent og besvarer ofte telefoner og betjener kunder. Hvis en sekretær arrangerer ture for virksomhedsledere, forbereder han eller hun også normalt rejseplaner eller tidsplaner.
I et rejsebureau er sekretærer ofte ansvarlige for at følge med licenskrav og andet papirarbejde, der er nødvendige for at opretholde virksomheden. Selvom en rejsesekretær kan svare på telefonen og distribuere mail, rådgiver han eller hun også klienter og bør forstå alle aspekter af turistindustrien. Denne grundige viden hjælper med at løse problemer for folk, der prøver at koordinere flyvninger og hoteller. Nogle rejsesekretærer hjælper med at skabe informationsbrochurer til klientbrug.
Hvis de arbejder for virksomheder, organiserer rejsesekretærer ofte alle detaljer om leders ture. En virksomheds rejsesekretær kan håndtere planlægningen af messer og konventioner. Forsøg på at spare firmaets penge, mens du booker værelser og transport, er en overvejelse for de fleste forretningsrejsesekretærer.
Erhvervsskoler eller samfundsskoler har ofte programmer relateret til rejsetyper af sekretærkarrierer, selvom disse programmer muligvis ikke tilbydes så ofte som andre typer sekretærspecialiteter såsom juridiske og medicinske. Skoleprogrammer kan omfatte et praksisafsnit, hvor en studerende praktiserer som rejsesekretær. Rejsesekretærprogrammer er tilgængelige online såvel som personligt. Disse programmer er typisk mindre end et år til at gennemføre og inkluderer ofte flere eksamener, der skal bestås for at modtage et certifikat.
Rejserbookingssoftware skal mestres af sekretærer. En rejsesekretær skal have fremragende computerfærdigheder og være i stand til at koorDiner mange detaljer. For eksempel, hvis der er behov for mere end et flyselskab til en klients tur, skal sekretæren indeholde instruktioner til tilslutning af flyvninger. Planlægning af forbindelser med minimal ventetid er også nødvendig for god kundeservice.
Mennesker, der er rejsesekretærer, fungerer muligvis fuldt eller deltid. De kan rejse til forretningsmøder lejlighedsvis såvel som for deres personlige ferier. At opbygge gode samarbejdsrelationer med andre i rejsebranchen, såsom flyselskabsrepræsentanter og rejsearrangører, kan hjælpe sekretærer med at skabe værdipakkede tourpakker til klienter. I denne indsats hjælper de rejsebureauer med at få deres agentur til at tilbyde kunderne de bedste tilbud og rejseindstillinger. I nogle agenturer kan en rejsesekretær specialisere sig i et område, såsom ferieture, mens en agent kan håndtere andre pakker.