Hvad er en rejsesekretær?
En rejsesekretær arbejder administrativt i et agentur eller selskab. Han eller hun kan også kaldes en rejsekontorassistent. Rejsesekretærer koordinerer rejseplaner for klienter under opsyn af en agent og besvarer ofte telefoner og betjener kunder. Hvis en sekretær arrangerer ture for virksomhedsledere, forbereder han eller hun også normalt rejseplaner eller tidsplaner.
I et rejsebureau er sekretærer ofte ansvarlige for at følge med licenskrav og andre papirer, der er nødvendige for at opretholde virksomheden. Selvom en rejsesekretær kan svare på telefonen og distribuere mail, rådgiver han eller hun også klienter og bør forstå alle aspekter af turistbranchen. Denne grundige viden hjælper med at løse problemer for folk, der prøver at koordinere fly og hoteller. Nogle rejsesekretærer er med til at oprette informationsbrochurer til klientbrug.
Hvis de arbejder for virksomheder, organiserer rejsesekretærer ofte alle detaljerne i ledernes rejser. En forretningsrejsesekretær kan håndtere planlægningen af messer og konventioner. Forsøg på at spare virksomheden penge, mens du booker værelser og transport, er en overvejelse for de fleste forretningsrejsesekretærer.
Fagskoler eller samfundsskoler har ofte programmer, der er relateret til rejsetyper af sekretærkarrierer, selvom disse programmer muligvis ikke tilbydes så ofte som andre typer sekretariatsspecialiteter, såsom juridiske og medicinske. Skoleprogrammer kan omfatte en praksisafdeling, hvor en studerende praktiserer som rejsesekretær. Rejsesekretærprogrammer er tilgængelige både online og personligt. Disse programmer er typisk mindre end et år at gennemføre og inkluderer ofte flere prøver, der skal bestås for at modtage et certifikat.
Rejsebogssoftware skal mestres af sekretærer. En rejsesekretær skal have fremragende computerfærdigheder og være i stand til at koordinere mange detaljer. For eksempel, hvis der er behov for mere end et flyselskab til en klients rejse, skal sekretæren indeholde instruktioner til forbindelsesflyvninger. Planlægning af forbindelser med minimal ventetid er også nødvendigt for god kundeservice.
Mennesker, der er rejsesekretærer, arbejder muligvis helt eller deltid. De kan rejse til forretningsmøder lejlighedsvis såvel som for deres personlige ferier. At opbygge gode samarbejdsrelationer med andre i rejsebranchen, såsom flyselskabsrepræsentanter og rejsearrangører, kan hjælpe sekretærer med at skabe værdipakke turpakker for klienter. I denne indsats hjælper de rejsebureauer med at få deres agentur til at tilbyde kunderne de bedste tilbud og rejsemuligheder. I nogle agenturer kan en rejsesekretær specialisere sig i et område, såsom ferieture, mens en agent muligvis kan håndtere andre pakker.