Qu'est-ce qu'un secrétaire de voyages?
Un secrétaire de voyages exerce des fonctions administratives dans une agence ou une société. Il peut également être appelé assistant de bureau de voyage. Les secrétaires de voyages coordonnent les projets de voyage des clients sous la supervision d'un agent, répondent souvent au téléphone et servent les clients. Si une secrétaire organise des voyages pour des dirigeants de sociétés, elle prépare aussi généralement des itinéraires ou des horaires de voyage.
Dans une agence de voyage, les secrétaires ont souvent la responsabilité de respecter les exigences en matière de licences et autres documents nécessaires au bon fonctionnement de l'entreprise. Bien qu’une secrétaire de voyages puisse répondre au téléphone et distribuer le courrier, elle conseille également les clients et doit comprendre tous les aspects de l’industrie du tourisme. Cette connaissance approfondie aide à résoudre les problèmes des personnes essayant de coordonner les vols et les hôtels. Certains secrétaires de voyages aident à créer des brochures d'information à l'usage des clients.
S'ils travaillent pour des entreprises, les secrétaires de voyages organisent souvent tous les détails des voyages des cadres. Un secrétaire aux voyages d’entreprise peut s’occuper de la planification des salons professionnels et des conventions. Tenter de faire économiser de l’argent à la société lors de la réservation de chambres et de transports est une préoccupation pour la plupart des secrétaires de voyages d’affaires.
Les écoles professionnelles ou les collèges communautaires offrent souvent des programmes liés aux types de voyages de secrétaire, bien que ces programmes ne soient pas proposés aussi fréquemment que d’autres types de spécialités de secrétariat telles que le juridique et le médical. Les programmes scolaires peuvent inclure une section de stage dans laquelle un étudiant stagiaire est secrétaire de voyages. Les programmes de secrétariat de voyage sont disponibles en ligne et en personne. Ces programmes durent généralement moins d’un an et comprennent souvent plusieurs examens qui doivent être réussis pour pouvoir obtenir un certificat.
Le logiciel de réservation de voyages doit être maîtrisé par les secrétaires. Une secrétaire de voyages doit avoir d'excellentes compétences en informatique et être capable de coordonner de nombreux détails. Par exemple, si plusieurs compagnies aériennes sont nécessaires pour le voyage d'un client, la secrétaire doit inclure des instructions pour les vols de correspondance. La planification des connexions avec un temps d’attente minimal est également nécessaire pour un bon service client.
Les secrétaires de voyages peuvent travailler à temps plein ou à temps partiel. Ils peuvent se déplacer occasionnellement pour des réunions de travail ou pour des vacances personnelles. L'établissement de bonnes relations de travail avec les autres acteurs du secteur du tourisme, tels que les représentants des compagnies aériennes et les voyagistes, peut aider les secrétaires à créer des forfaits voyages d'une grande valeur pour les clients. Dans cet effort, ils aident les agents de voyages à ce que leur agence offre aux clients les meilleures offres et les options de voyage possibles. Dans certaines agences, un secrétaire de voyages peut se spécialiser dans un domaine, comme les visites guidées, tandis qu'un agent peut gérer d'autres forfaits.