¿Cómo elijo la mejor contabilidad automatizada?
Hay una serie de opciones confiables de software de contabilidad para una empresa que busca realizar parte o la totalidad de su trabajo de contabilidad internamente. Su elección del mejor sistema de contabilidad automatizado se basará en sus necesidades individuales y en la cantidad de trabajo de contabilidad que planea manejar internamente antes de enviar la información a un contador. Además, puede considerar qué programas usa su contador y si el programa que planea usar es compatible.
La contabilidad automatizada es un sistema de software basado en computadora que puede manejar cualquier cosa, desde contabilidad básica hasta facturación y seguimiento avanzado de cuentas por pagar y por cobrar. Hay una gama de opciones de software que ofrecen diferentes tipos de funciones. Lo que debe seleccionar depende, primero, de una evaluación de necesidades.
Algunas compañías tienen un departamento de contabilidad con personal dedicado a tiempo completo. Otras compañías simplemente realizan un seguimiento de los ingresos y gastos para fines de contabilidad y transfieren los datos a sus contadores externos. Donde se encuentre entre estos dos extremos determinará el grupo de opciones de software que debe evaluar. El primer escenario incluye software que puede hacer contabilidad de doble entrada y otras tareas complejas, como procesar la nómina y generar facturas, y a menudo se integra con el proceso de ventas para hacer que el pedido y el seguimiento de pagos sean un proceso continuo.
El segundo es la categoría de programas de contabilidad automatizados que solo mantienen los libros de ingresos y gastos. Esta es una opción básica que automatiza el procesamiento de números sin ninguna de las campanas y silbatos. Estos programas a menudo tienen una funcionalidad limitada, se integran principalmente con sus cuentas bancarias y cuestan mucho menos que las opciones de programas más robustas.
Una vez que decida qué categoría de programas satisface sus necesidades, hay ciertas características que debe evaluar para encontrar el mejor sistema de contabilidad automatizado para usted. La principal de las características importantes para la evaluación es la interfaz del sistema y si es fácil o difícil de usar. La contabilidad requiere consistencia. Si un programa es difícil de navegar, aumenta la probabilidad de que las personas usen mal el sistema, registrando la información de manera incorrecta.
Las características secundarias incluyen si el sistema de contabilidad automatizado está instalado localmente en los servidores de su empresa o si es una aplicación basada en navegador que vive en los servidores de un desarrollador de software. Este último permite a su personal acceder al sistema desde cualquier lugar con una conexión a Internet. Además, la mayoría de las empresas trabajan con una empresa de contabilidad en algún momento, para preparar impuestos o para realizar una auditoría anual. El mejor sistema de contabilidad automatizado para usted puede ser el más compatible con el sistema que utiliza su contador. A menudo, si usa el mismo software de contabilidad que su contador, el software le permite dar a sus clientes una copia del software de forma gratuita.