Jak si mohu vybrat nejlepší automatizované účetnictví?
Existuje celá řada spolehlivých možností účetního softwaru pro společnost, která chce vykonávat některé nebo všechny své účetní práce interně. Váš výběr nejlepšího automatizovaného účetního systému bude založen na vašich individuálních potřebách a na tom, kolik účetní práce plánujete řešit interně, než předáte informace účetnímu. Můžete také zvážit, jaké programy používá váš účetní a zda je program, který chcete použít, kompatibilní.
Automatizované účetnictví je počítačový softwarový systém, který zvládne cokoli od základního účetnictví až po fakturaci a pokročilé sledování závazků a pohledávek. Existuje celá řada softwarových možností, které nabízejí různé funkce. To, co byste měli vybrat, závisí nejprve na posouzení potřeb.
Některé společnosti mají účetní oddělení se specializovanými zaměstnanci na plný úvazek. Ostatní společnosti jednoduše sledují příjmy a výdaje pro účely účetnictví a předávají data externím účetním. Pokud spadáte mezi tyto dva extrémy, určí skupinu softwarových možností, které byste měli vyhodnotit. První scénář zahrnuje software, který dokáže provádět podvojné účetnictví a další složité úkoly, jako je zpracování mezd a generování faktur, a je často integrován do procesu prodeje, aby bylo sledování objednávek a plateb bezproblémovým procesem.
Druhou je kategorie automatizovaných účetních programů, které udržují pouze účetní a příjmové knihy. Jedná se o možnost holých kostí, která automatizuje drcení čísla bez zvonků a píšťalek. Tyto programy mají často omezenou funkčnost, integrují se většinou s vašimi bankovními účty a stojí mnohem méně než robustnější možnosti programu.
Jakmile se rozhodnete, která kategorie programů vyhovuje vašim potřebám, existují určité funkce, které byste měli vyhodnotit, abyste našli nejlepší automatizovaný účetní systém pro vás. Hlavní důležitou vlastností pro hodnocení je systémové rozhraní a to, zda je pro vás snadné nebo obtížné použít. Účetnictví vyžaduje důslednost. Pokud se program obtížně naviguje, zvyšuje se pravděpodobnost, že lidé systém zneužijí a nesprávně zaznamenávají informace.
Mezi sekundární funkce patří, zda je automatizovaný účetní systém nainstalován lokálně na serverech vaší společnosti, nebo je to aplikace založená na prohlížeči, která žije na serverech vývojáře softwaru. Ta umožňuje vašim zaměstnancům přístup do systému odkudkoli s připojením k internetu. Většina společností také někdy pracuje s účetní firmou, připravuje daně nebo provádí roční audit. Nejlepší automatizovaný účetní systém pro vás může být ten, který je nejvíce kompatibilní se systémem, který používá váš účetní. Pokud používáte stejný účetní software jako váš účetní, tento software mu umožňuje bezplatně poskytnout jeho klientům kopii softwaru.