Hvordan vælger jeg den bedste automatiserede bogføring?
Der er en række pålidelige regnskabssoftwaremuligheder for et firma, der ønsker at udføre noget af eller hele sit regnskabsarbejde internt. Dit valg af det bedste automatiserede regnskabssystem vil være baseret på dine individuelle behov og hvor meget regnskabsarbejde du planlægger at håndtere internt, inden du videresender oplysningerne til en revisor. Du kan også overveje, hvilke programmer din revisor bruger, og om det program, du planlægger at bruge, er kompatibelt.
Automatiseret bogføring er et computebaseret softwaresystem, der kan håndtere alt fra grundlæggende bogføring til fakturering og avanceret regnskab, der skal betales og modtages sporing. Der er en række softwaremuligheder, der tilbyder forskellige sider med funktioner. Hvad du skal vælge afhænger først af en behovsvurdering.
Nogle virksomheder har en regnskabsafdeling med dedikeret, fuldtidsansat personale. Andre virksomheder holder simpelthen oversigt over indtægter og udgifter til bogføringsformål og overfører dataene til deres eksterne revisorer. Hvor du falder mellem disse to ekstremer, bestemmer gruppen af softwaremuligheder, du skal evaluere. Det første scenarie inkluderer software, der kan udføre bogføring med dobbelt indtastning og andre komplekse opgaver, såsom behandling af lønningslister og generering af fakturaer, og som ofte er integreret i salgsprocessen for at gøre bestilling og betalingssporing til en problemfri proces.
For det andet er kategorien af automatiserede regnskabsprogrammer, der kun holder indtægter og udgiftsbøger. Dette er en bare knoglemulighed, der automatiserer antallet knækker uden nogen af klokker og fløjter. Disse programmer har ofte begrænset funktionalitet, integreres mest med dine bankkonti og koster meget mindre end de mere robuste programmuligheder.
Når du har besluttet, hvilken kategori af programmer, der opfylder dine behov, er der visse funktioner, du skal evaluere for at finde det bedste automatiserede regnskabssystem til dig. Blandt de vigtigste funktioner til evaluering er systemgrænsefladen, og om det er let eller svært for dig at bruge. Regnskab kræver konsistens. Hvis et program er vanskeligt at navigere, øger det sandsynligheden for, at folk misbruger systemet og registrerer oplysninger forkert.
Sekundære funktioner inkluderer, om det automatiserede regnskabssystem er installeret lokalt på din virksomheds servere eller er et browserbaseret program, der lever på en softwareudviklers servere. Det sidstnævnte giver dine medarbejdere adgang til systemet hvor som helst med en internetforbindelse. De fleste virksomheder arbejder også på et tidspunkt med et regnskabsfirma for at forberede skatter eller foretage en årlig revision. Det bedste automatiserede regnskabssystem for dig kan være det, der er mest kompatibelt med det system, din revisor bruger. Ofte, hvis du bruger den samme regnskabssoftware som din regnskabsfører, tillader softwaren ham at give sine klienter en kopi af softwaren gratis.