Hoe kies ik de beste geautomatiseerde boekhouding?
Er zijn een aantal betrouwbare boekhoudsoftware-opties voor een bedrijf dat een deel of al zijn boekhoudwerk in eigen huis wil doen. Uw keuze voor het beste geautomatiseerde boekhoudsysteem zal gebaseerd zijn op uw individuele behoeften en hoeveel boekhoudwerk u van plan bent intern af te handelen voordat u de informatie doorstuurt naar een accountant. U kunt ook overwegen welke programma's uw accountant gebruikt en of het programma dat u van plan bent te gebruiken compatibel is.
Geautomatiseerde boekhouding is een computergebaseerd softwaresysteem dat alles aankan, van eenvoudige boekhouding tot facturering en geavanceerde crediteurenadministratie en het volgen van vorderingen. Er zijn verschillende software-opties die verschillende functies bieden. Wat u moet selecteren, hangt eerst af van een behoefteanalyse.
Sommige bedrijven hebben een boekhoudafdeling met toegewijd, voltijds personeel. Andere bedrijven houden eenvoudigweg inkomsten en uitgaven bij voor boekhoudkundige doeleinden en dragen de gegevens over aan hun externe accountants. Waar je tussen deze twee uitersten valt, bepaalt de groep software-opties die je moet evalueren. Het eerste scenario bevat software die dubbele boekhouding en andere complexe taken kan uitvoeren, zoals het verwerken van loonlijsten en het genereren van facturen, en wordt vaak geïntegreerd in het verkoopproces om het volgen van bestellingen en betalingen een naadloos proces te maken.
Ten tweede is er de categorie geautomatiseerde boekhoudprogramma's die alleen omzet- en onkostenadministratie bijhouden. Dit is een kale bottenoptie die het kraken van getallen automatiseert zonder de toeters en bellen. Deze programma's hebben vaak een beperkte functionaliteit, integreren meestal met uw bankrekeningen en kosten veel minder dan de meer robuuste programma-opties.
Zodra u beslist welke categorie programma's aan uw behoeften voldoet, zijn er bepaalde functies die u moet evalueren om het beste geautomatiseerde boekhoudsysteem voor u te vinden. Een van de belangrijkste functies voor evaluatie is de systeeminterface en of deze gemakkelijk of moeilijk te gebruiken is. Boekhouding vereist consistentie. Als een programma moeilijk te navigeren is, verhoogt dit de kans dat mensen het systeem zullen misbruiken en informatie onjuist opnemen.
Secundaire functies zijn onder andere of het geautomatiseerde boekhoudsysteem lokaal op de servers van uw bedrijf wordt geïnstalleerd of een browsergebaseerde applicatie is die op de servers van een softwareontwikkelaar leeft. Met dit laatste heeft uw personeel overal toegang tot het systeem met een internetverbinding. Ook werken de meeste bedrijven op een bepaald moment met een accountantskantoor om belastingen voor te bereiden of om een jaarlijkse audit uit te voeren. Het beste geautomatiseerde boekhoudsysteem voor u kan het systeem zijn dat het meest compatibel is met het systeem dat uw accountant gebruikt. Vaak, als u dezelfde boekhoudsoftware gebruikt als uw accountant, stelt de software hem in staat om zijn klanten een gratis exemplaar van de software te geven.