Como escolho a melhor contabilidade automatizada?
Existem várias opções confiáveis de software contábil para uma empresa que deseja executar parte ou todo o trabalho contábil internamente. Sua escolha do melhor sistema contábil automatizado será baseada em suas necessidades individuais e em quanto trabalho contábil você planeja administrar internamente antes de encaminhar as informações a um contador. Além disso, você pode considerar quais programas seu contador usa e se o programa que planeja usar é compatível.
A contabilidade automatizada é um sistema de software baseado em computador que pode lidar com qualquer coisa, desde contabilidade básica a faturamento e acompanhamento avançado de contas a pagar e receber. Há uma variedade de opções de software que oferecem diferentes tipos de recursos. O que você deve selecionar depende, primeiro, de uma avaliação de necessidades.
Algumas empresas têm um departamento de contabilidade com funcionários dedicados em período integral. Outras empresas simplesmente controlam as receitas e despesas para fins de contabilidade e transferem os dados para seus contadores externos. Onde você se enquadra entre esses dois extremos determinará o grupo de opções de software que você deve avaliar. O primeiro cenário inclui software que pode executar contabilidade de entrada dupla e outras tarefas complexas, como processar folha de pagamento e gerar faturas, e é frequentemente integrado ao processo de vendas para tornar o rastreamento de pedidos e pagamentos um processo contínuo.
O segundo é a categoria de programas de contabilidade automatizados que mantêm apenas os livros de receita e despesa. Esta é uma opção simples que automatiza a trituração de números sem nenhum dos sinos e assobios. Esses programas geralmente têm funcionalidade limitada, integram-se principalmente às suas contas bancárias e custam muito menos do que as opções de programas mais robustas.
Depois de decidir qual categoria de programas atende às suas necessidades, há certos recursos que você deve avaliar para encontrar o melhor sistema de contabilidade automatizado para você. O principal entre os recursos importantes para avaliação é a interface do sistema e se é fácil ou difícil para você usar. A contabilidade requer consistência. Se um programa é difícil de navegar, aumenta a probabilidade de que as pessoas usem mal o sistema, gravando informações de maneira inadequada.
Os recursos secundários incluem se o sistema de contabilidade automatizado está instalado localmente nos servidores da sua empresa ou se é um aplicativo baseado em navegador que vive nos servidores de um desenvolvedor de software. Este último permite que sua equipe acesse o sistema de qualquer lugar com uma conexão à Internet. Além disso, a maioria das empresas trabalha com uma empresa de contabilidade em algum momento, para preparar impostos ou fazer uma auditoria anual. O melhor sistema de contabilidade automatizado para você pode ser o mais compatível com o sistema que seu contador usa. Freqüentemente, se você usar o mesmo software de contabilidade que o seu contador, o software permitirá que ele forneça a seus clientes uma cópia do software gratuitamente.