Come faccio a scegliere la migliore contabilità automatizzata?
Esistono numerose opzioni di software di contabilità affidabili per un'azienda che desidera svolgere internamente una parte o tutto il proprio lavoro di contabilità. La scelta del miglior sistema di contabilità automatizzata si baserà sulle esigenze individuali e sulla quantità di lavoro di contabilità che prevedi di gestire internamente prima di inoltrare le informazioni a un contabile. Inoltre, potresti considerare quali programmi utilizza il tuo commercialista e se il programma che intendi utilizzare è compatibile.
La contabilità automatizzata è un sistema software basato su computer in grado di gestire qualsiasi cosa, dalla contabilità di base alla fatturazione e al monitoraggio avanzato dei debiti e dei crediti. Esistono numerose opzioni software che offrono diverse liste di funzionalità. Quello che dovresti selezionare dipende, prima di tutto, da una valutazione dei bisogni.
Alcune aziende dispongono di un reparto contabilità con personale dedicato a tempo pieno. Altre società tengono semplicemente traccia delle entrate e delle spese ai fini della contabilità e trasferiscono i dati ai loro contabili esterni. Il punto in cui ci si trova tra questi due estremi determinerà il gruppo di opzioni software da valutare. Il primo scenario include software in grado di eseguire la contabilità in partita doppia e altre attività complesse, come l'elaborazione di buste paga e la generazione di fatture, ed è spesso integrato con il processo di vendita per rendere l'ordine e il monitoraggio dei pagamenti un processo continuo.
La seconda è la categoria di programmi di contabilità automatizzata che mantiene solo i registri delle entrate e delle spese. Questa è un'opzione di ossa nude che automatizza il numero di scricchiolii senza alcun suono di campane e fischietti. Questi programmi hanno spesso funzionalità limitate, si integrano principalmente con i tuoi conti bancari e costano molto meno delle opzioni di programma più robuste.
Una volta che hai deciso quale categoria di programmi soddisfa le tue esigenze, ci sono alcune caratteristiche che dovresti valutare per trovare il miglior sistema di contabilità automatizzato per te. Il principale tra le caratteristiche importanti per la valutazione è l'interfaccia di sistema e se è facile o difficile da usare. La contabilità richiede coerenza. Se un programma è difficile da navigare, aumenta la probabilità che le persone abusino del sistema, registrando informazioni in modo improprio.
Le caratteristiche secondarie includono se il sistema di contabilità automatizzata è installato localmente sui server della tua azienda o è un'applicazione basata su browser che risiede sui server di uno sviluppatore di software. Quest'ultimo consente al personale di accedere al sistema da qualsiasi luogo tramite una connessione Internet. Inoltre, la maggior parte delle aziende lavora con una società di revisione ad un certo punto, per preparare le tasse o per fare una revisione annuale. Il miglior sistema di contabilità automatizzato per te può essere quello più compatibile con il sistema utilizzato dal tuo commercialista. Spesso, se si utilizza lo stesso software di contabilità del proprio commercialista, il software gli consente di consegnare ai propri clienti una copia del software gratuitamente.