Jak wybrać najlepszą automatyczną księgowość?
Istnieje szereg niezawodnych opcji oprogramowania księgowego dla firmy, która chce wykonać część lub całość swoich prac księgowych we własnym zakresie. Wybór najlepszego zautomatyzowanego systemu księgowego będzie oparty na twoich indywidualnych potrzebach i ilości pracy księgowej, którą planujesz wykonać wewnętrznie przed przekazaniem informacji księgowemu. Możesz także rozważyć, z jakich programów korzysta Twój księgowy i czy program, którego planujesz użyć, jest zgodny.
Zautomatyzowana księgowość to komputerowy system oprogramowania, który może obsłużyć wszystko, od podstawowej księgowości po fakturowanie i zaawansowane śledzenie zobowiązań i należności. Istnieje szereg opcji oprogramowania, które oferują różne tablice funkcji. To, co powinieneś wybrać, zależy najpierw od oceny potrzeb.
Niektóre firmy mają dział księgowości z zaangażowanym, pełnoetatowym personelem. Inne firmy śledzą przychody i wydatki na potrzeby prowadzenia ksiąg rachunkowych i przekazują dane zewnętrznym księgowym. Gdzie znajdziesz się między tymi dwiema skrajnościami, określisz grupę opcji oprogramowania, które powinieneś ocenić. Pierwszy scenariusz obejmuje oprogramowanie, które może wykonywać podwójną księgowość i inne złożone zadania, takie jak przetwarzanie listy płac i generowanie faktur, i jest często zintegrowane z procesem sprzedaży, aby zamawianie i śledzenie płatności przebiegały bezproblemowo.
Druga to kategoria automatycznych programów księgowych, które prowadzą tylko księgi przychodów i rozchodów. Jest to opcja bez kości, która automatyzuje chrupanie numerów bez dzwonków i gwizdków. Programy te często mają ograniczoną funkcjonalność, integrują się głównie z kontami bankowymi i kosztują o wiele mniej niż bardziej niezawodne opcje programów.
Po podjęciu decyzji, która kategoria programów odpowiada Twoim potrzebom, należy ocenić niektóre funkcje, aby znaleźć najlepszy dla siebie automatyczny system księgowy. Najważniejszą z ważnych funkcji oceny jest interfejs systemu oraz to, czy korzystanie z niego jest łatwe, czy trudne. Rachunkowość wymaga spójności. Jeśli program jest trudny w nawigacji, zwiększa prawdopodobieństwo niewłaściwego korzystania z systemu przez nieprawidłowe zapisywanie informacji.
Dodatkowe funkcje obejmują to, czy zautomatyzowany system rozliczeniowy jest zainstalowany lokalnie na serwerach firmy, czy jest aplikacją przeglądarkową, która działa na serwerach programistów. Ten ostatni umożliwia pracownikom dostęp do systemu z dowolnego miejsca z dostępem do Internetu. Ponadto większość firm w pewnym momencie współpracuje z firmą księgową, przygotowując podatki lub przeprowadzając coroczny audyt. Najlepszym automatycznym systemem księgowym dla Ciebie może być ten, który jest najbardziej kompatybilny z systemem używanym przez księgowego. Często, jeśli korzystasz z tego samego oprogramowania księgowego co księgowy, oprogramowanie pozwala mu dać swoim klientom kopię oprogramowania za darmo.