Jak wybrać najlepszą zautomatyzowaną rachunkowość?
Istnieje wiele wiarygodnych opcji oprogramowania księgowego dla firmy, która chce wykonać niektóre lub całość jej działalności księgowej. Wybór najlepiej zautomatyzowanego systemu księgowego będzie oparty na twoich indywidualnych potrzebach i tym, ile pracy księgowej planujesz obsługiwać wewnętrznie przed przekazaniem informacji księgowi. Możesz także zastanowić się, jakie programy korzystają twój księgowy i czy program, którego planujesz korzystać, jest kompatybilny.
Zautomatyzowana rachunkowość to komputerowy system oprogramowania, który może obsługiwać wszystko, od podstawowego księgowości po fakturowanie i zaawansowane konta należne i śledzące należności. Istnieje szereg opcji oprogramowania, które oferują różne tablice funkcji. To, co powinieneś wybrać, zależy po pierwsze od oceny potrzeb.
Niektóre firmy mają dział księgowy z oddanymi pracownikami w pełnym wymiarze godzin. Inne firmy po prostu śledzą przychody i wydatki do celów księgowych i przenoszą dane do zewnętrznych księgowych. Gdzie tySpadek między tymi dwoma skrajnościami określi grupę opcji oprogramowania, którą powinieneś ocenić. Pierwszy scenariusz obejmuje oprogramowanie, które może wykonywać rozliczanie podwójnego wejścia i inne złożone zadania, takie jak przetwarzanie listy płac i generowanie faktur, i jest często zintegrowany z procesem sprzedaży w celu zapewnienia zamawiania i śledzenia płatności płynnym procesem.
Drugi to kategoria zautomatyzowanych programów księgowych, które utrzymują jedynie księgi przychodów i wydatków. Jest to opcja gołej kości, która automatyzuje chrupanie liczb bez żadnych dzwonów i gwizdków. Programy te często mają ograniczoną funkcjonalność, integrują się głównie z kontami bankowymi i kosztują znacznie mniej niż bardziej niezawodne opcje programu.
Po podjęciu decyzji, która kategoria programów spełnia Twoje potrzeby, istnieją pewne funkcje, które należy ocenić, aby znaleźć dla Ciebie najlepiej zautomatyzowany system rachunkowości. Główny spośród ważnych FEADo oceny jest interfejs systemowy i to, czy jest to łatwe, czy trudne do użycia. Rachunkowość wymaga spójności. Jeśli program jest trudny w nawigacji, zwiększa prawdopodobieństwo, że ludzie niewłaściwie wykorzystają system, niewłaściwie rejestrując informacje.
Funkcje wtórne obejmują to, czy zautomatyzowany system rachunkowości jest instalowany lokalnie na serwerach Twojej firmy, czy jest aplikacją opartą na przeglądarce, która żyje na serwerach programisty. Ten ostatni pozwala pracownikom uzyskać dostęp do systemu z dowolnego miejsca z połączeniem internetowym. Ponadto większość firm pracuje w pewnym momencie z firmą księgową, aby przygotować podatki lub przeprowadzić coroczny audyt. Najlepiej zautomatyzowany system rachunkowości może być taki, który jest najbardziej kompatybilny z systemem, którego używa Twój księgowy. Często, jeśli używasz tego samego oprogramowania księgowego, co księgowy, oprogramowanie pozwala mu dać swoim klientom kopię oprogramowania za darmo.