Wie wähle ich die beste automatisierte Buchhaltung aus?
Es gibt eine Reihe zuverlässiger Buchhaltungssoftwareoptionen für Unternehmen, die einen Teil oder die gesamte Buchhaltungsarbeit intern ausführen möchten. Ihre Wahl des besten automatisierten Buchhaltungssystems richtet sich nach Ihren individuellen Anforderungen und dem geplanten Buchhaltungsaufwand, bevor Sie die Informationen an einen Buchhalter weiterleiten. Außerdem können Sie überlegen, welche Programme Ihr Buchhalter verwendet und ob das von Ihnen geplante Programm kompatibel ist.
Die automatisierte Buchhaltung ist ein computerbasiertes Softwaresystem, das von der einfachen Buchhaltung über die Rechnungsstellung bis hin zur Nachverfolgung von Kreditoren und Forderungen alles erledigt. Es gibt eine Reihe von Softwareoptionen, die unterschiedliche Funktionsmerkmale bieten. Was Sie auswählen sollten, hängt zunächst von einer Bedarfsanalyse ab.
Einige Unternehmen haben eine Buchhaltungsabteilung mit engagierten Vollzeitmitarbeitern. Andere Unternehmen erfassen lediglich Einnahmen und Ausgaben für Buchhaltungszwecke und übertragen die Daten an ihre externen Buchhalter. Wo Sie zwischen diesen beiden Extremen liegen, bestimmt die Gruppe von Softwareoptionen, die Sie bewerten sollten. Das erste Szenario umfasst Software, die Double-Entry-Accounting und andere komplexe Aufgaben ausführen kann, z. B. die Verarbeitung der Gehaltsabrechnung und die Erstellung von Rechnungen. Sie ist häufig in den Verkaufsprozess integriert, um die Bestellung und die Zahlungsverfolgung nahtlos zu gestalten.
Zweitens die Kategorie der automatisierten Buchhaltungsprogramme, in denen nur Einnahmen- und Ausgabenbücher geführt werden. Dies ist eine Bare-Bones-Option, die das Knacken von Zahlen ohne großen Aufwand automatisiert. Diese Programme verfügen häufig über eingeschränkte Funktionen, lassen sich hauptsächlich in Ihre Bankkonten integrieren und kosten viel weniger als die stabileren Programmoptionen.
Sobald Sie sich für eine Programmkategorie entschieden haben, die Ihren Anforderungen entspricht, sollten Sie bestimmte Funktionen auswerten, um das für Sie beste automatisierte Abrechnungssystem zu finden. Zu den wichtigsten Auswertungsmerkmalen gehört die Systemschnittstelle, und ob sie für Sie einfach oder schwierig zu bedienen ist. Buchhaltung erfordert Beständigkeit. Wenn die Navigation in einem Programm schwierig ist, erhöht sich die Wahrscheinlichkeit, dass Benutzer das System missbrauchen und Informationen nicht ordnungsgemäß aufzeichnen.
Zu den sekundären Funktionen gehört, ob das automatisierte Abrechnungssystem lokal auf den Servern Ihres Unternehmens installiert ist oder ob es sich um eine browserbasierte Anwendung handelt, die auf den Servern eines Softwareentwicklers ausgeführt wird. Letzteres ermöglicht Ihren Mitarbeitern, von jedem Ort mit einer Internetverbindung auf das System zuzugreifen. Außerdem arbeiten die meisten Unternehmen irgendwann mit einer Wirtschaftsprüfungsgesellschaft zusammen, um Steuern vorzubereiten oder eine jährliche Prüfung durchzuführen. Das beste automatisierte Buchhaltungssystem für Sie ist dasjenige, das mit dem System, das Ihr Buchhalter verwendet, am besten kompatibel ist. Wenn Sie dieselbe Buchhaltungssoftware wie Ihr Buchhalter verwenden, kann er seinen Kunden häufig eine kostenlose Kopie der Software geben.