Hur väljer jag den bästa automatiserade redovisningen?

Det finns ett antal pålitliga alternativ för redovisningsprogramvara för ett företag som vill göra en del av eller allt sitt bokföringsarbete internt. Ditt val av det bästa automatiserade bokföringssystemet kommer att baseras på dina individuella behov och hur mycket bokföringsarbete du planerar att hantera internt innan du vidarebefordrar informationen till en revisor. Du kan också överväga vilka program din revisor använder och om programmet du planerar att använda är kompatibelt.

Automatiserad bokföring är ett datorbaserat programvarusystem som kan hantera allt från grundläggande bokföring till fakturering och avancerade konton som ska betalas och kundfordringar. Det finns en rad programvarualternativ som erbjuder olika funktioner med funktioner. Vad du bör välja beror först på en behovsbedömning.

Vissa företag har en redovisningsavdelning med dedikerad, heltidsanställd personal. Andra företag håller helt enkelt reda på intäkter och utgifter för bokföringsändamål och överför data till deras externa revisorer. Där du faller mellan dessa två ytterligheter kommer att avgöra vilken grupp av programvarualternativ du bör utvärdera. Det första scenariot inkluderar programvara som kan göra dubbelbokföring och andra komplexa uppgifter, såsom bearbetning av lön och generera fakturor, och är ofta integrerad i försäljningsprocessen för att göra beställning och betalningsspårning en sömlös process.

För det andra är kategorin automatiserade redovisningsprogram som endast håller inkomst- och utgiftsbokar. Detta är ett bara benalternativ som automatiserar antalet knasande utan någon av klockorna och visselpiporna. Dessa program har ofta begränsad funktionalitet, integreras mest med dina bankkonton och kostar mycket mindre än de mer robusta programalternativen.

När du bestämmer vilken kategori av program som uppfyller dina behov finns det vissa funktioner du bör utvärdera för att hitta det bästa automatiserade redovisningssystemet för dig. Bland de viktigaste funktionerna för utvärderingen är systemgränssnittet, och huruvida det är lätt eller svårt för dig att använda. Bokföring kräver konsekvens. Om ett program är svårt att navigera ökar det sannolikheten för att människor missbrukar systemet och registrerar information felaktigt.

Sekundära funktioner inkluderar om det automatiserade bokföringssystemet är installerat lokalt på ditt företags servrar eller är en webbläsarbaserad applikation som lever på en mjukvaruutvecklare. Det senare gör att din personal kan komma åt systemet var som helst med en internetanslutning. De flesta företag arbetar också med ett revisionsföretag vid någon tidpunkt för att förbereda skatter eller göra en årlig revision. Det bästa automatiserade bokföringssystemet för dig kan vara det som är mest kompatibelt med det system som din revisor använder. Ofta, om du använder samma bokföringsprogramvara som din revisor, låter programvaran honom ge sina kunder en kopia av programvaran gratis.