Hvordan velger jeg den beste automatiserte regnskapsføringen?

Det er en rekke pålitelige alternativer for regnskapsprogramvare for et selskap som ønsker å gjøre noe av eller hele sitt regnskapsarbeid internt. Ditt valg av det beste automatiserte regnskapssystemet vil være basert på dine individuelle behov og hvor mye regnskapsarbeid du planlegger å håndtere internt før du videresender informasjonen til en regnskapsfører. Du kan også vurdere hvilke programmer din regnskapsfører bruker og om programmet du planlegger å bruke er kompatibelt.

Automatisert regnskap er et datamaskinbasert programvaresystem som kan håndtere alt fra grunnleggende bokføring til fakturering og avanserte kontoer som skal betales og fordres. Det finnes en rekke programvarealternativer som tilbyr forskjellige skifer av funksjoner. Hva du bør velge avhenger først av en behovsvurdering.

Noen selskaper har en regnskapsavdeling med dedikert, heltidsansatte. Andre selskaper holder ganske enkelt oversikt over inntekter og utgifter til bokføringsformål og overfører dataene til deres eksterne regnskapsførere. Hvor du faller mellom disse to ytterpunktene vil avgjøre hvilken gruppe programvarealternativer du bør evaluere. Det første scenariet inkluderer programvare som kan gjøre dobbeltoppføringsregnskap og andre komplekse oppgaver, for eksempel å behandle lønn og generere fakturaer, og er ofte integrert i salgsprosessen for å gjøre bestilling og betalingssporing til en sømløs prosess.

For det andre er kategorien automatiserte regnskapsprogrammer som bare holder inntekts- og utgiftsbok. Dette er et bare ben alternativ som automatiserer antall knusing uten noen av klokkene og fløytene. Disse programmene har ofte begrenset funksjonalitet, integreres stort sett med bankkontoer og koster mye mindre enn de mer robuste programalternativene.

Når du bestemmer deg for hvilken kategori programmer som oppfyller dine behov, er det visse funksjoner du bør vurdere for å finne det beste automatiserte regnskapssystemet for deg. Hoved blant de viktige funksjonene for evaluering er systemgrensesnittet, og om det er enkelt eller vanskelig for deg å bruke. Regnskap krever konsistens. Hvis et program er vanskelig å navigere, øker det sannsynligheten for at folk misbruker systemet og registrerer informasjon på feil måte.

Sekundære funksjoner inkluderer om det automatiserte regnskapssystemet er installert lokalt på firmaets servere eller er et nettleserbasert program som lever på en programvareutviklerens servere. Det siste gir de ansatte tilgang til systemet hvor som helst med en internettforbindelse. De fleste selskaper jobber også med et regnskapsfirma på et tidspunkt, for å forberede skatter eller for å gjøre en årlig revisjon. Det beste automatiserte regnskapssystemet for deg kan være det som er mest kompatibelt med systemet din regnskapsfører bruker. Ofte, hvis du bruker den samme regnskapsprogramvaren som din regnskapsfører, lar programvaren ham gi klientene en kopi av programvaren gratis.