Comment choisir la meilleure comptabilité automatisée?
Il existe un certain nombre d'options logicielles comptables fiables pour une entreprise qui souhaite effectuer tout ou partie de son travail de comptabilité en interne. Votre choix du meilleur système comptable automatisé sera basé sur vos besoins individuels et le volume de travail comptable que vous prévoyez de gérer en interne avant de transmettre les informations à un comptable. Vous pouvez également déterminer les programmes utilisés par votre comptable et déterminer si le programme que vous envisagez d’utiliser est compatible.
La comptabilité automatisée est un logiciel informatisé capable de gérer tout, de la comptabilité de base à la facturation, en passant par le suivi avancé des comptes fournisseurs et des comptes à recevoir. Il existe toute une gamme d’options logicielles offrant différentes fonctions. Ce que vous devez choisir dépend, d’abord, d’une évaluation des besoins.
Certaines entreprises ont un service de comptabilité avec un personnel dédié à temps plein. D'autres sociétés se contentent de suivre les revenus et les dépenses aux fins de la comptabilité et de transférer les données à leurs comptables externes. Le lieu où vous vous situez entre ces deux extrêmes déterminera le groupe d'options logicielles à évaluer. Le premier scénario inclut un logiciel capable d'effectuer la comptabilité en partie double et d'autres tâches complexes, telles que le traitement de la paie et la génération de factures, et est souvent intégré au processus de vente pour que le suivi des commandes et des paiements soit transparent.
Deuxièmement, il y a la catégorie des programmes de comptabilité automatisés qui ne tiennent que des grands livres de recettes et de dépenses. Il s'agit d'une option simple qui automatise le traitement des chiffres sans les cloches et les sifflets. Ces programmes ont souvent des fonctionnalités limitées, s’intègrent principalement avec vos comptes bancaires et coûtent beaucoup moins cher que les options de programme plus robustes.
Une fois que vous avez décidé quelle catégorie de programmes répond à vos besoins, vous devez évaluer certaines fonctionnalités pour trouver le meilleur système de comptabilité automatisé qui vous convient. L’une des principales caractéristiques de l’évaluation est l’interface du système et son utilisation facile ou difficile. La comptabilité exige de la cohérence. Si un programme est difficile à naviguer, cela augmente le risque que les utilisateurs en abusent, en enregistrant des informations de manière incorrecte.
Les fonctions secondaires incluent si le système de comptabilité automatisé est installé localement sur les serveurs de votre entreprise ou s'il s'agit d'une application basée sur un navigateur hébergée sur les serveurs d'un développeur de logiciels. Ce dernier permet à votre personnel d’accéder au système de n’importe où avec une connexion Internet. En outre, la plupart des entreprises travaillent avec un cabinet comptable à un moment donné, pour préparer des impôts ou pour effectuer un audit annuel. Le meilleur système de comptabilité automatisé pour vous peut être celui qui est le plus compatible avec le système utilisé par votre comptable. Souvent, si vous utilisez le même logiciel de comptabilité que votre comptable, le logiciel lui permet de donner gratuitement à ses clients une copie du logiciel.