¿Cómo obtengo un reembolso de combustible?
Un reembolso de combustible es una situación en la que una entidad cubre el costo del combustible utilizado por un individuo para llevar a cabo tareas en nombre de esa entidad. El término a veces se usa junto con un reembolso de kilometraje, aunque las dos formas de reembolsar los gastos de los empleados son un poco diferentes. El proceso para recibir un reembolso de combustible varía según las políticas de la empresa y las regulaciones gubernamentales, aunque hay algunos conceptos básicos que tienden a aplicarse en cada situación.
, mientras que un reembolso de kilometraje y un reembolso de combustible son muy similares, hay una diferencia clave. El primero típicamente reembolsa a un empleado en función de la distancia recorrida en nombre de su empleador cuando usa su propio vehículo, con una tasa fija aplicada a cada milla recorrida. Por el contrario, un reembolso relacionado con el consumo de combustible se asocia con el uso de un vehículo propiedad o alquilado de la empresa, y normalmente reembolsa al empleado por la cantidad de gasolina comprada y consumida durante TViaje de negocios de sombrero.
Para solicitar un reembolso de combustible, muchas compañías requieren que el empleado presente una solicitud de reembolso. Los formularios de este tipo normalmente incluyen campos para ingresar datos básicos, como el nombre del empleado, el propósito del viaje e información sobre cuándo se compró gasolina durante ese viaje. El formulario a menudo exigirá el nombre del establecimiento en el que se compró la gasolina y el costo del combustible. Junto con el formulario de solicitud, la mayoría de las empresas requieren que un recibo obtenido al momento de la compra también se adjunte al documento como prueba de que la transacción realmente tuvo lugar en la fecha y hora reclamada. Suponiendo que la documentación esté en orden adecuado, la solicitud será aprobada y el empleado reembolsado por la compra de combustible de acuerdo con los términos y políticas del empleador.
tanto el kilometraje como los reembolsos de combustibleT se consideran parte de los gastos de viaje de negocios típicos. Qué enfoque es apropiado depende exactamente de cómo se realizó el viaje. En algunos países, un empleado que elige conducir su propio vehículo para un viaje de negocios tiene derecho a una tasa de reembolso de kilometraje específica que se entiende que cubre no solo el costo del combustible, sino que también permite el desgaste del vehículo del empleado. La cantidad de esa asignación de millaje variará según los cálculos aprobados por el gobierno que se ajustan regularmente en función del estado de la economía general. Si el viaje implica arrendar o alquilar un vehículo, el empleado generalmente no se paga según el kilometraje, pero es libre de enviar una solicitud de reembolso de combustible para cualquier gasolina comprada mientras usa el automóvil durante el viaje de negocios.