Hvordan får jeg refusion for brændstof?
En brændstofrefusion er en situation, hvor en enhed dækker omkostningerne ved brændstof, som en person bruger til udførelse af opgaver på vegne af den pågældende enhed. Udtrykket bruges undertiden sammen med en kilometergodtgørelse, selvom de to former for refusion af medarbejderudgifter er lidt forskellige. Processen for at modtage refusion af brændstof varierer baseret på virksomhedens politikker og statslige forskrifter, selvom der er et par grundlæggende, der har tendens til at gælde i alle situationer.
Mens en kilometergodtgørelse og en brændstofrefusion er meget ens, er der en nøgleforskel. Førstnævnte refunderer typisk en medarbejder baseret på den afstand, der er rejst på vegne af hans eller hendes arbejdsgiver, når han bruger sit eget køretøj, med en fast sats, der gælder for hver mil, der er kørt. I modsætning hertil er en refusion relateret til brændstofforbrug forbundet med brugen af et firma-ejet eller et lejet køretøj og betaler normalt medarbejderen for den mængde benzin, der er købt og forbrugt i løbet af denne forretningsrejse.
For at ansøge om refusion af brændstof kræver mange virksomheder, at medarbejderen indgiver en anmodning om refusion. Formularer af denne type inkluderer normalt felter til indtastning af basisdata, som f.eks. Medarbejderens navn, formålet med turen og oplysninger om, hvornår der blev købt benzin under denne rejse. Formularen kræver ofte navnet på den virksomhed, hvor benzin blev købt, og prisen på brændstof. Sammen med anmodningsformularen kræver de fleste virksomheder, at en kvittering, der er opnået på købstidspunktet, også vedhæftes dokumentet som bevis for, at transaktionen faktisk fandt sted på den dato og det klagede tidspunkt. Forudsat at dokumentationen er i korrekt orden, vil anmodningen blive godkendt, og medarbejderen refunderes for køb af brændstof i henhold til arbejdsgiverens vilkår og politikker.
Både kilometertal og refusion af brændstof betragtes som en del af typiske udgifter til forretningsrejser. Hvilken tilgang der er passende afhænger af nøjagtigt, hvordan turen blev foretaget. I nogle lande er en medarbejder, der vælger at køre sit eget køretøj på forretningsrejse, berettiget til en specifik refusion for kilometertal, der forstås ikke kun til at dække udgifterne til brændstof, men også giver mulighed for slid på medarbejderens køretøj. Størrelsen på denne kilometergodtgørelse vil variere baseret på regeringsgodkendte beregninger, der regelmæssigt justeres baseret på den generelle økonomis tilstand. Hvis rejsen involverer leasing eller leje af et køretøj, betales medarbejderen normalt ikke på grundlag af kilometertal, men er fri til at indsende en anmodning om refusion af brændstof for al benzin, der er købt under brug af bilen under forretningsrejsen.