Wie bekomme ich eine Kraftstofferstattung?

Eine Treibstofferstattung ist eine Situation, in der ein Unternehmen die Kosten für Treibstoff übernimmt, die eine Person für die Wahrnehmung von Aufgaben im Auftrag dieses Unternehmens verwendet. Der Begriff wird manchmal in Verbindung mit einer Meilenzahlung verwendet, obwohl die beiden Formen der Erstattung von Mitarbeiterausgaben ein wenig unterschiedlich sind. Das Verfahren für die Erstattung von Kraftstoffkosten hängt von den Unternehmensrichtlinien und den behördlichen Vorschriften ab, obwohl einige grundlegende Aspekte in jeder Situation zutreffen.

Während eine Kilometer- und eine Kraftstoffkostenerstattung sehr ähnlich sind, gibt es einen entscheidenden Unterschied. Ersteres erstattet einem Mitarbeiter in der Regel die für seinen Arbeitgeber zurückgelegte Strecke, wenn er sein eigenes Fahrzeug nutzt, wobei für jede zurückgelegte Meile ein fester Satz gilt. Im Gegensatz dazu ist eine Erstattung in Bezug auf den Kraftstoffverbrauch mit der Verwendung eines firmeneigenen oder eines gemieteten Fahrzeugs verbunden und zahlt dem Mitarbeiter normalerweise die während dieser Geschäftsreise gekaufte und verbrauchte Benzinmenge zurück.

Viele Unternehmen verlangen, dass der Arbeitnehmer einen Antrag auf Erstattung stellt, um eine Kraftstofferstattung zu beantragen. Formulare dieses Typs enthalten normalerweise Felder zur Eingabe von Basisdaten wie den Namen des Mitarbeiters, den Zweck der Reise und Informationen darüber, wann während dieser Reise Benzin gekauft wurde. Das Formular nennt häufig den Namen des Betriebs, in dem das Benzin gekauft wurde, und die Kosten für den Kraftstoff. Zusammen mit dem Anforderungsformular verlangen die meisten Unternehmen, dass dem Dokument auch eine zum Zeitpunkt des Kaufs erhaltene Quittung als Nachweis dafür beigefügt wird, dass die Transaktion tatsächlich zum angegebenen Zeitpunkt stattgefunden hat. Unter der Annahme, dass die Unterlagen ordnungsgemäß vorliegen, wird der Antrag genehmigt und dem Mitarbeiter der Kauf von Kraftstoff gemäß den Bestimmungen und Richtlinien des Arbeitgebers erstattet.

Sowohl die Kilometer- als auch die Kraftstoffkostenerstattung werden als Teil der typischen Geschäftsreisekosten betrachtet. Welcher Ansatz angemessen ist, hängt davon ab, wie die Reise durchgeführt wurde. In einigen Ländern hat ein Mitarbeiter, der sein eigenes Fahrzeug für eine Geschäftsreise fährt, Anspruch auf einen bestimmten Meilenerstattungssatz, der nicht nur die Kraftstoffkosten, sondern auch den Verschleiß des Fahrzeugs berücksichtigt Fahrzeug des Mitarbeiters. Die Höhe dieser Kilometerpauschale hängt von von der Regierung genehmigten Berechnungen ab, die regelmäßig an den Zustand der allgemeinen Wirtschaft angepasst werden. Wenn die Reise Leasing oder Anmietung eines Fahrzeugs umfasst, wird der Mitarbeiter in der Regel nicht auf der Grundlage der zurückgelegten Kilometer bezahlt, sondern kann einen Antrag auf Erstattung des Kraftstoffs für Benzin stellen, das er während der Geschäftsreise mit dem Auto gekauft hat.