Hvordan får jeg refusjon for drivstoff?
En refusjon av drivstoff er en situasjon der en enhet dekker kostnadene for drivstoff som blir brukt av en enkeltperson i utførelsen av oppgaver på vegne av den enheten. Begrepet brukes noen ganger i forbindelse med refusjon av kjørelengde, selv om de to formene for refusjon av ansattes utgifter er litt forskjellige. Prosessen for å motta drivstoffgodtgjørelse varierer basert på selskapets policyer og statlige forskrifter, selv om det er noen få grunnleggende som pleier å gjelde i alle situasjoner.
Mens refusjon av kjørelengde og refusjon av drivstoff er veldig like, er det en viktig forskjell. Førstnevnte refunderer typisk en ansatt basert på avstanden som ble reist på vegne av arbeidsgiveren sin når han bruker sitt eget kjøretøy, med en fast sats som er brukt for hver kjørte kilometer. I motsetning til dette er en refusjon relatert til drivstofforbruk knyttet til bruken av et selskapseid eller leid kjøretøy, og betaler normalt den ansatte for mengden bensin som er kjøpt og konsumert i løpet av den forretningsreisen.
For å søke om refusjon av drivstoff krever mange selskaper at den ansatte sender inn en forespørsel om refusjon. Skjemaer av denne typen inkluderer vanligvis felt for å legge inn grunnleggende data som navnet på den ansatte, formålet med turen og informasjon om når bensin ble kjøpt i løpet av den turen. Skjemaet vil ofte ringe navnet på virksomheten der bensinen ble kjøpt, og kostnadene for drivstoffet. Sammen med forespørselsskjemaet krever de fleste selskaper at en kvittering innhentet på kjøpstidspunktet også legges ved dokumentet som bevis på at transaksjonen faktisk skjedde på datoen og klokkeslettet. Forutsatt at dokumentasjonen er i ordentlig orden, vil forespørselen bli godkjent og den ansatte refunderes for kjøp av drivstoff i henhold til arbeidsgiverens vilkår og retningslinjer.
Både kjørelengde og refusjon av drivstoff regnes som en del av typiske utgifter til forretningsreiser. Hvilken tilnærming som er passende avhenger av nøyaktig hvordan turen ble foretatt. I noen land har en ansatt som velger å kjøre sitt eget kjøretøy på forretningsreise rett til en spesifikk kjørelengde for tilbakebetaling av kjørelengde som forstås å ikke bare dekke kostnadene for drivstoffet, men også tillate slitasje på ansattes kjøretøy. Mengden av kjørelengde godtgjørelsen vil variere basert på regjeringsgodkjente beregninger som justeres jevnlig basert på tilstanden i den generelle økonomien. Skulle reisen innebære leasing eller leie av et kjøretøy, betales ikke arbeidstakeren vanligvis basert på kjørelengde, men står fritt til å sende inn en forespørsel om refusjon av drivstoff for bensin som er kjøpt mens du bruker bilen under forretningsreisen.