Come posso ottenere un rimborso per il carburante?
Un rimborso di carburante è una situazione in cui un'entità copre il costo del carburante utilizzato da una persona nello svolgimento di compiti per conto di tale entità. Il termine viene talvolta utilizzato in combinazione con un rimborso in miglia, sebbene le due forme di rimborso delle spese per i dipendenti siano leggermente diverse. Il processo per ricevere un rimborso carburante varia in base alle politiche aziendali e alle normative governative, anche se ci sono alcune basi che tendono ad applicarsi in ogni situazione.
Mentre un rimborso di miglia e un rimborso di carburante sono molto simili, c'è una differenza chiave. Il primo in genere rimborsa un dipendente in base alla distanza percorsa per conto del proprio datore di lavoro quando utilizza il proprio veicolo, con una tariffa fissa applicata per ogni miglio percorso. Al contrario, un rimborso relativo al consumo di carburante è associato all'uso di un veicolo di proprietà dell'azienda o di un veicolo noleggiato e normalmente rimborsa al dipendente la quantità di benzina acquistata e consumata durante quel viaggio d'affari.
Per richiedere un rimborso per il carburante, molte aziende richiedono che il dipendente presenti una richiesta di rimborso. Forme di questo tipo normalmente includono campi per inserire dati di base come il nome dell'impiegato, lo scopo del viaggio e le informazioni su quando è stata acquistata la benzina durante quel viaggio. Il modulo richiederà spesso il nome dello stabilimento in cui è stata acquistata la benzina e il costo del carburante. Insieme al modulo di richiesta, la maggior parte delle aziende richiede che una ricevuta ottenuta al momento dell'acquisto sia allegata al documento come prova che la transazione è avvenuta effettivamente alla data e all'ora richieste. Supponendo che la documentazione sia nell'ordine corretto, la richiesta verrà approvata e il dipendente verrà rimborsato per l'acquisto di carburante secondo i termini e le politiche del datore di lavoro.
Sia il chilometraggio che il rimborso del carburante sono considerati parte delle spese tipiche per i viaggi di lavoro. Quale approccio è appropriato dipende esattamente da come è stato effettuato il viaggio. In alcuni paesi, un dipendente che sceglie di guidare il proprio veicolo per un viaggio d'affari ha diritto a un tasso di rimborso per chilometraggio specifico che si intende coprire non solo il costo del carburante, ma consentire anche l'usura del veicolo del dipendente. L'importo dell'indennità chilometrica varierà in base a calcoli approvati dal governo che vengono adeguati periodicamente in base allo stato dell'economia generale. Se il viaggio prevede il leasing o il noleggio di un veicolo, il dipendente di solito non viene pagato in base al chilometraggio, ma è libero di presentare una richiesta di rimborso del carburante per qualsiasi benzina acquistata durante l'uso del veicolo durante il viaggio di lavoro.