Jak získám náhradu paliva?

Náhrada pohonných hmot je situace, ve které účetní jednotka kryje náklady na palivo použité jednotlivcem při plnění úkolů jménem této účetní jednotky. Tento termín se někdy používá ve spojení s náhradou ujetých kilometrů, i když obě formy úhrady výdajů na zaměstnance se trochu liší. Postup proplácení pohonných hmot se liší v závislosti na zásadách společnosti a vládních předpisech, i když existuje několik základů, které se obvykle používají v každé situaci.

Přestože ujetá vzdálenost a náhrada paliva jsou velmi podobné, existuje jeden zásadní rozdíl. Bývalý zaměstnanec obvykle vyplácí zaměstnanci na základě ujeté vzdálenosti jménem svého zaměstnavatele, když používá jeho vlastní vozidlo, s pevnou sazbou použitou na každou ujetou míli. Naproti tomu náhrada související se spotřebou paliva je spojena s používáním vozidla ve vlastnictví společnosti nebo pronajatého vozidla a obvykle zaměstnanci vyplácí za benzín nakoupené a spotřebované během této pracovní cesty.

Aby bylo možné požádat o úhradu paliva, mnoho společností vyžaduje, aby zaměstnanec předložil žádost o úhradu. Formuláře tohoto typu obvykle zahrnují pole pro zadání základních údajů, jako je jméno zaměstnance, účel cesty a informace o tom, kdy byl během této cesty nakoupen benzín. Formulář bude často vyžadovat název zařízení, ve kterém byl benzín nakoupen, a náklady na palivo. Spolu s formulářem žádosti většina společností požaduje, aby byl k dokladu přiložen doklad získaný v době nákupu jako důkaz, že k transakci skutečně došlo v požadovaném datu a čase. Za předpokladu, že dokumentace je v pořádku, žádost bude schválena a zaměstnanec bude uhrazen za nákup pohonných hmot v souladu s podmínkami a zásadami zaměstnavatele.

Náhrada ujetých kilometrů i náhrada pohonných hmot jsou považovány za součást typických služebních cestovních výdajů. Jaký přístup je vhodný, záleží na tom, jak přesně byla cesta uskutečněna. V některých zemích má zaměstnanec, který se rozhodne na služební cestě řídit vlastní vozidlo, nárok na zvláštní sazbu náhrady ujetých kilometrů, která je chápána tak, že pokrývá nejen náklady na palivo, ale také umožňuje opotřebení na zaměstnanecké vozidlo. Výše tohoto počtu kilometrů se bude lišit na základě vládních výpočtů, které se pravidelně upravují podle stavu obecné ekonomiky. Pokud cestování zahrnuje leasing nebo pronájem vozidla, zaměstnanec obvykle není placen na základě ujetých kilometrů, ale je oprávněn podat žádost o uhrazení paliva za jakýkoli benzín zakoupený během používání automobilu během služební cesty.