Hoe krijg ik een brandstofvergoeding?

Een brandstofvergoeding is een situatie waarin een entiteit de kosten van brandstof dekt die een persoon gebruikt bij het uitvoeren van taken namens die entiteit. De term wordt soms gebruikt in combinatie met een kilometervergoeding, hoewel de twee vormen van vergoeding van personeelskosten een beetje anders zijn. Het proces om brandstofteruggave te ontvangen, is afhankelijk van het bedrijfsbeleid en overheidsvoorschriften, hoewel er enkele basisprincipes zijn die in elke situatie van toepassing zijn.

Hoewel een kilometervergoeding en een brandstofvergoeding erg op elkaar lijken, is er een belangrijk verschil. Eerstgenoemde vergoedt doorgaans een werknemer op basis van de afgelegde afstand namens zijn of haar werkgever bij het gebruik van zijn of haar eigen voertuig, met een vast tarief dat wordt toegepast op elke afgelegde mijl. Een vergoeding in verband met het brandstofverbruik wordt daarentegen geassocieerd met het gebruik van een bedrijf of een gehuurd voertuig en betaalt de werknemer normaal gesproken de hoeveelheid benzine die tijdens die zakenreis is gekocht en verbruikt.

Om een ​​brandstofteruggave aan te vragen, eisen veel bedrijven dat de werknemer een verzoek tot terugbetaling indient. Formulieren van dit type bevatten normaal gesproken velden om basisgegevens in te voeren, zoals de naam van de werknemer, het doel van de reis en informatie over wanneer benzine werd gekocht tijdens die reis. Het formulier zal vaak de naam van de vestiging waarin de benzine is gekocht en de kosten van de brandstof oproepen. Samen met het aanvraagformulier eisen de meeste bedrijven dat een op het moment van aankoop verkregen ontvangstbewijs bij het document wordt gevoegd als bewijs dat de transactie daadwerkelijk op de geclaimde datum en tijd heeft plaatsgevonden. Ervan uitgaande dat de documentatie in de juiste volgorde staat, wordt het verzoek goedgekeurd en krijgt de werknemer een vergoeding voor de aankoop van brandstof volgens de voorwaarden en het beleid van de werkgever.

Zowel kilometerstand als brandstofvergoeding worden beschouwd als onderdeel van typische zakelijke reiskosten. Welke aanpak geschikt is, hangt af van hoe de reis precies is gemaakt. In sommige landen heeft een werknemer die ervoor kiest om met zijn of haar eigen voertuig te rijden voor een zakenreis recht op een specifiek kilometervergoedingspercentage dat niet alleen de kosten van de brandstof dekt, maar ook slijtage aan de voertuig van de werknemer. Het bedrag van die kilometervergoeding zal variëren op basis van door de overheid goedgekeurde berekeningen die regelmatig worden aangepast op basis van de toestand van de algemene economie. Als de reis lease of huur van een voertuig met zich meebrengt, wordt de werknemer meestal niet betaald op basis van de kilometerstand, maar is het vrij om een ​​verzoek om brandstofteruggave in te dienen voor alle gekochte benzine tijdens het gebruik van de auto tijdens de zakenreis.